Par défaut, les ressources peuvent ajouter, modifier et supprimer des réservations de calendrier pour des dates passées et futures. La fonctionnalité de Verrouillage des réservations passées vous permet de verrouiller ces actions. Et maintenant, elle a été étendue de sorte que vous pouvez même choisir laquelle des trois actions à combiner et à appliquer.

Structure de l'article :

1. Configurer la fonctionnalité
2. Comment cela fonctionne et à quoi vous devez faire attention

1. Configurer la fonctionnalité

La fonctionnalité se trouve comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous (Paramètres > Réservation > Calendrier) et est désactivée par défaut. Pour l'activer, il suffit de cliquer sur l'icône de modification dans le coin supérieur droit.

Dans la capture d'écran ci-dessous, vous remarquerez que vous pouvez adopter les paramètres globaux en activant le premier bouton de commutation. Ainsi, toutes vos entreprises locales - faisant partie d'un Branch Manager - adopteront sa configuration.

Si vous n'avez pas de Branch Manager, vous pouvez simplement ignorer cet avis.

En examinant les trois autres boutons, vous remarquerez qu'il est désormais possible de choisir de bloquer l'ajout de réservations passées, de bloquer uniquement leur modification ou leur suppression. Vous pouvez combiner ces options comme vous le souhaitez et les activer toutes en même temps.

En ce qui concerne l'édition, vous pouvez voir dans la capture d'écran ci-dessous qu'il existe également une grande flexibilité concernant chacun des éléments d'un événement de réservation.

2. Comment cela fonctionne et à quoi vous devez faire attention

La fonctionnalité est assez simple : si vous la laissez désactivée, cela signifie que vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des réservations dans le passé et dans le futur. C'est l'état par défaut. Si vous l'activez - ou certaines de ses parties, comme décrit ci-dessus - vous bloquez l'ajout, la modification et la suppression des réservations dans le passé, ce qui signifie que vous autorisez ces actions pour les réservations à venir uniquement.

Quand même il y a quelques points à retenir.

2.1. Les 6 champs de réservation qui vont ensemble

N'oubliez pas que lorsque vous activez l'un des éléments suivants, le service/titre est automatiquement activé avec lui (la capture d'écran ci-dessous) :

• Heure de fin/durée

• Ressources

• Temps de préparation et de suivi

• Champs de données de réservation personnalisés

• Prix

La raison en est que ces 6 éléments d'une réservation vont toujours ensemble. Si vous en changez uniquement un, vous n'aurez plus le même service, mais le calendrier le considère comme un nouveau service, et donc comme une nouvelle réservation, c'est-à-dire une réservation de titre. C'est pourquoi, avec la fonctionnalité Verrouiller les réservations passées, si vous verrouillez l'un des 5 champs de réservation ci-dessus, le champ Service/Titre est automatiquement activé (c'est-à-dire verrouillé pour modification) afin d'éviter de créer accidentellement une nouvelle réservation en modifiant simplement l'ancienne.

2.2. Utilisation de l'heure de début pour manipuler

Verrouillez l'ajout et la suppression d'événements dans le passé, et verrouillez l'édition de la plupart des champs, à l'exception de l'Heure de début - lorsque vous le faites, vous pouvez envoyer l'événement dans le futur, puis le supprimer.

De la même manière, vous pouvez ajouter un événement futur et, grâce à l'édition déverrouillée de l'Heure de début, vous pouvez l'envoyer dans le passé même si vous avez verrouillé l'ajout d'événements dans le passé.

Ces manipulations sont à prendre en compte, et viennent de la flexibilité que donne cette fonctionnalité en permettant l'activation/désactivation pour chaque élément d'une réservation.

2.3. Réservations fractionnées et Réservations répétées

Ces deux types de réservations se composent de deux entités ou plus. Cela signifie que la fonctionnalité de Verrouillage des réservations passées s'appliquera uniquement aux entités des réservations qui sont dans le passé et que celles qui sont dans le futur ne seront pas affectées, même si elles sont considérées comme une seule et même réservation.