Centre d'appels de TIMIFY
Voici ce que vous devez savoir :
Le centre d'appels est disponible uniquement pour les plans d'entreprise avec un directeur d'agence.
Pour utiliser le produit, contactez notre équipe de vente ou votre responsable de compte clé chez TIMIFY.
Structure des articles :
1. Accès au centre d'appels
Dès que le produit a été activé pour votre Branch Manager, vous pouvez accéder au Call Center via un nouvel onglet en bas à gauche de votre Branch Manager.
ℹ️ Cet onglet n'est visible que par le propriétaire et par les utilisateurs qui ont été créés en tant qu'utilisateurs/agents à la fois dans le Branch Manager et le Call Center.
ℹ️ Les agents qui n'ont accès qu'au centre d'appels peuvent accéder au centre d'appels en utilisant cette URL : https://call-centre.timify.com/.
2. Paramètres
Dans le menu de gauche, sous Paramètres, vous pouvez gérer les deux préférences suivantes :
Sélection de créneaux multiples : Par défaut, les agents peuvent sélectionner plusieurs créneaux lorsqu'ils programment une réservation client. Activez ce paramètre si vous souhaitez que les agents ne réservent qu'un seul créneau par réservation.
Disponibilité des ressources : Par défaut, les créneaux de réservation peuvent être programmés pendant les heures de réservation en ligne des ressources. Si ce paramètre est activé, les créneaux peuvent être programmés librement pendant les heures de travail des ressources.
En outre, en cliquant sur le cercle avec le crayon dans le coin supérieur gauche, vous pouvez gérer les préférences de sécurité de votre compte.
3. Ajouter des agents et gérer les permissions
Cliquez à gauche sur Agents et ensuite sur le cercle avec le plus afin d'ajouter un nouvel agent.
Une fois que vous avez saisi l'adresse e-mail de l'agent et que vous avez cliqué sur Enregistrer, l'agent recevra une invitation par e-mail pour ce centre d'appels.
Lorsque vous créez l'agent, vous pouvez directement définir les permissions souhaitées.
Si vous attribuez des droits d'administrateur, l'agent dispose de tous les droits et vous ne pouvez pas effectuer de réglages individuels.
Si vous souhaitez restreindre l'accès, sélectionnez Personnalisé et ajustez les zones comme vous le souhaitez.
ℹ️ Vous pouvez créer jusqu'à 50 agents.
4. Préparer une réservation
Pour effectuer une nouvelle réservation, cliquez d'abord sur l'onglet Ajouter une réservation. Vous pouvez soit ajouter un nouveau client, soit rechercher un client existant.
ℹ️ Vous pouvez trouver un client existant si vous les avez créés dans votre Branch Manager ou si vous avez activé la fonction Global Shared Customers. Les clients créés dans un compte spécifique n'apparaissent pas dans le centre d'appels.
Une fois que vous avez choisi/ajouté un client, sélectionnez un service en cliquant dans le champ indiqué ci-dessous et cliquez sur Sélectionner le lieu afin de choisir l'un des lieux où ce service est proposé.
Vous pouvez maintenant définir à partir de quel jour les réservations disponibles seront affichées et également les réduire en fonction de l'heure de la journée.
Une fois la date et l'heure sélectionnées, vous pouvez ajouter une note interne pour la ressource qui ne sera affichée que dans l'e-mail de confirmation de la ressource.
Cliquez sur confirmer la réservation et la réservation apparaîtra avec un point rouge dans le calendrier du lieu et de la ressource choisis.
Quelques conseils utiles sur les clients existants:
Dans la rubrique "lieux", vous pouvez voir tous les lieux où ce client a effectué des réservations jusqu'à présent.
Réservations précédentes et à venir : Lorsque vous cliquez sur le bouton rouge à droite, le service et le lieu de la réservation précédente seront présélectionnés.
5. Reporter et annuler une réservation
Le centre d'appels offre également la possibilité de reporter ou d'annuler des rendez-vous déjà réservés. Dans les deux cas, le client doit d'abord être trouvé et sélectionné.
Ensuite, il faut sélectionner la réservation concernée en cliquant sur le bouton rouge situé à côté.
Reporter la réservation : La date et l'heure peuvent être modifiées mais pas le lieu sélectionné.
Annuler une réservation : L'agent peut supprimer plusieurs réservations pour un même client.
ℹ️ Dans les deux cas, l'agent doit saisir son mot de passe pour confirmer la modification.
6. Important
Seuls les services globaux sont affichés dans le centre d'appels et sont donc réservables par les agents.
Réservations multiples : Vous pouvez sélectionner jusqu'à 30 réservations pour un même client.
Vous ne pouvez programmer des réservations que pour des services uniques et des services combinés.
Les cases à cocher pour les notifications par e-mail sont automatiquement présélectionnées pour le report et l'annulation.