La file d'attente TIMIFY fonctionne en prenant vos services et en les rendant réservables comme des consultations sur place pour les clients sans rendez-vous. Les clients se joignent à la file d'attente et sélectionnent le service qu'ils souhaitent en scannant le code QR affiché sur votre appareil numérique ou à partir de votre appareil à écran tactile.

Bon à savoir

• Cette application est destinée aux utilisateurs de TIMIFY Enterprise

• Pour que l'application fonctionne, vous devez disposer d'au moins un appareil numérique avec accès à l'internet, comme une tablette et/ou un écran de télévision

• Pour voir comment l'application fonctionne pour les clients, consultez cet article

Structure de l'article

1. Comment ajouter une file d'attente

2. Comment lancer et gérer une file d'attente

3. C'est bon à savoir: Astuces et attentes de l'application

1. Comment ajouter une file d'attente

Étape 1

Accédez à l'application en tant qu'administrateur. Allez dans l'onglet "Paramètres", et dans le menu "Gérer la file d'attente", sélectionnez la catégorie de service et le(s) service(s) que vous souhaitez mettre à la disposition des clients en tant que consultations sur place.

Conseil: Dans l'application web, nous avons créé une nouvelle catégorie de services, "Services en magasin" et nous avons ajouté à cette catégorie tous les services que nous voulons offrir sur place. Nous avons également affecté les ressources qui assurent chaque service.

Dans l'application, nous avons simplement sélectionné la catégorie "Services en magasin" et les services. Comme les ressources correspondantes sont affectées aux services, nous pouvons les mettre à disposition de notre file d'attente comme nous le souhaitons.

Étape 2

Sélectionnez les jours et les heures que vous souhaitez proposer à la file d'attente. Ajoutez des intervalles si vous voulez lancer la file d'attente à des heures différentes le même jour.

Étape 3 (facultatif)

Ajoutez un préfixe numérique. Vous pouvez le modifier à tout moment: cela peut vous aider à distinguer les files d'attente.

Appuyez sur "Sauvegarder". Vos réglages sont terminés!

Étape 4

Allez à l'onglet "Affichage à l'écran". C'est là que vous définissez votre messagerie sur site à l'intention des clients. Suivez les conseils donnés dans la boîte d'information jaune.

Conseil: sélectionnez l'option "Tirer le ticket" si vous souhaitez permettre aux clients de rejoindre la file d'attente à partir d'un dispositif à écran tactile interactif. Cette option permet aux clients qui n'ont pas de smartphone ou qui préfèrent ne pas l'utiliser, mais qui souhaitent néanmoins se joindre à la file d'attente.

Étape 5 (facultative)

Ajoutez les types de clients prioritaires à partir de l'onglet "Priorité". Cette fonction permet aux clients admissibles de sauter la liste d'attente et de se placer en tête de liste. Là encore, il suffit de suivre les conseils donnés dans la boîte d'information jaune.

Voici comment des exemples de types de priorité s'affichent après qu'un client a sélectionné un service sur un appareil à écran tactile:

C'est tout. Tout est prêt!

2. Comment lancer et gérer une file d'attente

Étape 1

Ouvrez l'application à partir de votre barre de navigation. Sélectionnez la ressource que vous souhaitez mettre à disposition de la file d'attente et, si vous le souhaitez, un espace de travail. La liste déroulante de l'espace de travail énumère toutes vos ressources dépendantes: si vous en sélectionnez une, elle sera bloquée dans votre calendrier pendant la durée de votre file d'attente.

Cliquez sur "continuer".

Étape 2

Dès qu'un client rejoint la file d'attente, il apparaîtra dans la liste d'attente de votre onglet "File d'attente". Il apparaîtra par ordre d'arrivée et par ordre de priorité. Pour appeler le premier client, cliquez sur l'icône d'appel. Lorsque vous commencez à les servir, cliquez sur "commencer à servir" pour enregistrer le temps de consultation. N'oubliez pas de cliquer sur l'icône "stop" une fois que vous avez terminé. Vous avez également la possibilité de rappeler le client, de le remettre dans la file d'attente ou, s'il ne se présente pas, de le marquer comme "No show".

3. Bon à savoir: Conseils et ce qu'il faut attendre de l'application

• Si vous souhaitez disposer de plusieurs ressources pour votre file d'attente, vous devez faire en sorte que la ressource se connecte à l'application depuis un autre appareil et suivre les étapes ci-dessus. Votre file d'attente peut être desservie par autant de ressources que vous avez de connexions. Ainsi, si vous disposez de cinq connexions de ressources pour votre compte, vous pouvez configurer cinq ressources pour votre file d'attente.

• Lorsqu'un client est "appelé" et que la ressource démarre la consultation, le service est automatiquement enregistré dans votre calendrier, dans l'agenda de la ressource. La durée de la consultation est également enregistrée.