Avec TIMIFY, vous pouvez non seulement réserver des services en ligne, mais aussi créer des rendez-vous manuellement à tout moment. Mais qui ne le sait pas : soudain, il y a un cas de maladie ou un employé souhaite spontanément prendre un jour de congé. Quelle que soit la raison pour laquelle vous devez changer de rendez-vous, avec TIMIFY vous pouvez toujours réagir à court terme pour reporter ou annuler des rendez-vous.
Tous vos rendez-vous, qu'ils soient réservés en ligne ou créés manuellement, se trouvent dans votre calendrier TIMIFY. L'annulation et le déplacement de rendez-vous fonctionnent de la même manière pour tous les rendez-vous
1. Déplacer le rendez-vous
Cliquez d'abord sur le rendez-vous à modifier, puis sur l'icône représentant un crayon (Modifier la réservation). Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez maintenant procéder à divers ajustements.
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Par exemple, vous pouvez attribuer le rendez-vous à une autre ressource ou changer la date ou l'heure.
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Enfin, vous pouvez cliquer sur la case à cocher pour informer automatiquement le client du changement de date.
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Avec les rendez-vous pris en ligne, il y a toujours un client enregistré. Pour les rendez-vous créés manuellement, le client peut également être créé.
Lisez ici comment vous pouvez créer un client.
2. Annuler le rendez-vous
Si vous souhaitez annuler un rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous puis sur l'icône de la poubelle.
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Une fenêtre s'ouvrira automatiquement dans laquelle vous pourrez écrire un message individuel au client ou à la ressource pour l'informer plus personnellement de l'annulation. Ce message sera joint au courriel d'annulation. Car que ce soit avec ou sans message, si un client est déposé avec le rendez-vous, celui-ci reçoit automatiquement un e-mail de rejet et est informé de l'annulation. N'oubliez pas de cocher les cases "E-mail à la ressource" et/ou "E-mail au client" avant d'annuler le rendez-vous.
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Si vous n'avez pas enregistré un client pour un rendez-vous créé manuellement, le client ne peut pas être notifié automatiquement. Dans ce cas, le client devra être informé séparément de l'annulation du rendez-vous.
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La perspective du client
Vos clients peuvent également déplacer ou annuler des rendez-vous de leur propre chef. Le client clique sur le bouton "Modifier/Annuler la réservation" au bas de l'e-mail de confirmation.
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Le widget s'ouvre automatiquement et le client a la possibilité d'annuler ou de déplacer le rendez-vous.
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1. Annuler le rendez-vous
Si le client souhaite annuler le rendez-vous, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Dans cette fenêtre, l'adresse électronique doit être saisie. Ce n'est qu'à ce moment-là que le client peut annuler le rendez-vous et recevra un e-mail de confirmation.
La ressource est également automatiquement informée par e-mail de l'annulation du rendez-vous.
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2. déplacer le rendez-vous
En cliquant sur "Déplacer le rendez-vous", le widget de réservation s'ouvre à nouveau et le client peut définir un nouveau jour/heure pour le rendez-vous.
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Comme il s'agit d'un décalage de date, les données des clients sont déjà crées. Après avoir sélectionné la nouvelle date souhaitée, le client n'a plus qu'à la confirmer.
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Le rendez-vous est automatiquement adapté à la nouvelle date/heure dans le calendrier TIMIFY.
La ressource reçoit également un e-mail avec le changement de rendez-vous.