Trabajando en equipos remotos - Cómo lo logra TIMIFY

TIMIFY siempre ha trabajado en conjunto como un equipo remoto. Además de nuestra sede en Múnich (Alemania), tenemos una segunda ubicación en Plovdiv (Bulgaria). También trabajamos con algunos empleados externos que viven en diferentes países, y somos flexibles con los miembros de nuestro equipo, los cuales tienen la opción de trabajar desde casa o a distancia cuando lo necesiten. Como empresa con un equipo descentralizado, era importante aprender a trabajar conjuntamente y lograr un excelente trabajo en equipo.

Algunos gerentes creen que trabajar a distancia significa automáticamente menos colaboración. Por supuesto, es un tipo de colaboración diferente no se trata de una relación persona a persona porque se hace a través de un ordenador o teléfono, si embargo, es posible y como compañía hemos probado es que se puede lograr e implementarse de forma exitosa.

En este artículo, te queremos dar alguno consejos sencillos y te explicamos como usamos nuestra herramienta colaborativa para coordinar nuestro trabajo interno y en equipo.

¿Cómo lo logramos en TIMIFY?

Compartimos el calendario TIMIFY con todos los miembros del equipo de trabajo

Coordinar diferentes horarios de trabajo, vacaciones, días de incapacidad y el tiempo libre puede ser difícil para los equipos remotos, especialmente cuando se trata de coordinar a través de múltiples zonas horarias. Para esto usamos TIMIFY, de esta forma obtenemos una vista central de los horarios de trabajo de cada uno de los miembros de equipo y su disponibilidad horaria. La ventaja es que el calendario se actualiza de forma real, por lo que siempre se cuenta con información veraz.

Al acceder al calendario podemos escoger las personas que queremos saber si están disponibles a tiempo completo, medio tiempo, si se encuentran en vacaciones etc. De esta forma si necesitamos arreglar un llamada, reunión y video conferencia, podemos en segundos arreglarla sin necesidad de enviar emails hasta encontrar un tiempo que sea conveniente para todos.

En caso de que alguien agende una reunión, los participantes reciben un correo electrónico de notificación, así como en caso que la reunión se cancele o modifique.

Creamos y usamos enlaces de reserva personalizados para individuos y grupos

El envío de correos electrónicos de ida y vuelta para organizar reuniones de forma tradicional hace perder tiempo valioso y es propenso a que se comentan errores, especialmente si se trata de coordinar reuniones con personas que se encuentran en diferentes zonas horarias. Con TIMIFY esos problemas desaparecen ya que automatiza la organización y comunicación por nosotros.

Además, por medio de nuestra aplicación nativa: Booking Links app, generamos enlaces de reserva para una persona, un grupo de personas o un servicio en particular. Esta aplicación desarrollada por TIMIFY nos ha permitido gestionar nuestra agenda de forma aún más inteligente.

Creamos enlaces de reserva para equipos o grupos de personas que trabajan en un mismo proyecto. Por ejemplo, el equipo de marketing cuenta con su propio enlace de reserva, en caso de que otra persona u otro equipo, por ejemplo ventas, desea reservar una cita para discutir sobre una nueva estrategia, el enlace encuentra la disponibilidad de todos los interesados sin necesidad de enviar un correo electrónico a cada persona para preguntar su disponibilidad.

También usamos la función externamente. Cuando trabajamos con una empresa externa, por ejemplo, creamos un enlace de reserva individual, predefiniendo el servicio y el cliente. Esto significa que la persona que recibe este enlace, sólo necesita escoger el día y hora de la cita, ya que toda la otra información se encuentra ya preestablecida. Tan pronto como se reserva la cita, se envía un mensaje y aparece automáticamente en los calendarios de ambas partes.

Configuramos el calendario de acuerdo a nuestras necesidades

Una función que nos ha sido de gran ayuda es la posibilidad de agregar tiempos "Buffer" antes y al final de toda cita. Esta función nos da la posibilidad de agregar el tiempo necesario para prepararnos para una llamada o tomar apuntes luego de terminarla.

Otra opción que ha sido de gran ayuda para la planificación de proyectos es la de dividir citas en intervalos. Lo que esto nos permite la opción de asignar recursos necesarios durante una cita. Por ejemplo, cuando el equipo de finanzas necesita hablar con cada director de departamento, puede crear una cita "Seguimiento financiero" que dura 4 horas, y reservar cada 30 minutos una persona diferente, además pueden agregar pausas cuando sea necesarias.

Esto nos ayuda a ahorra mucho tiempo y ser agendados a participar en una reunión únicamente por el tiempo que es necesario.

Coordinamos video conferencias con nuestra propia solución de video, así como con Zoom y GoToMeeting

TIMIFY esta desarrollando una solución de video para que sea usada por nuestros usuarios. Para probar que todo funciona correctamente, nos encontramos en la actualidad en la fase de prueba, así que la utilizamos internamente para agendar todas nuestras conferencias y video llamadas. En algunos casos, utilizamos además Zoom y GoToMeeting. Me

Mediante la integración de cualquiera de esta soluciones con TIMIFY, se genera un enlace de video al reservar una cita con alguno de nuestros colegas. Todo funciona de forma fluida y simple, lo que nos permite también de esta manera, ahorra tiempo y tener diferentes opciones al momento de reservar una llamada o reunión.

Una vez a la semana realizamos una video llamada con todos los colegas de ambos países. En estas llamada compartimos datos de desempeño, proyectos que cada departamento se encuentra desarrollando, o cualquier tipo de información que consideremos de importancia para todo el equipo. Esto nos ha ayudado a trabajar de forma más transparente y estar siempre al tanto de lo que está pasando.

Las llamadas por video no solo se llevan a cabo para discutir temas laborales. Si un colega trabaja en su mayoría de forma remota, es importante hacerlo sentir parte de equipo. Es por eso que organizamos almorzar juntos o tomar un café de forma virtual, permitiéndonos así cultivar una mejor relación de trabajo.

En cuanto nuestra solución de video, esteremos informando oportunamente cuando se encuentre disponible para ser usada por nuestros usuarios.

Para comunicarnos internamente usamos Slack

Cuando necesitamos enviar un mensaje de forma rápida y mantener el contacto utilizamos la herramienta Slack. Su función de mensajería instantánea es de gran ayuda para que trabajemos todos como un equipo.

Hemos creados canales, para comunicar ciertas noticias con las personas interesadas. Cada equipo cuenta con uno, IT, marketing, Soporte etc. Mediante estos canales no sólo enviamos mensaje, es posible además, compartir documentos y notas.

Comunicarnos por medio de Slack hace que el trabajo desde casa no sea tan diferente a trabajar desde nuestras oficinas. En cualquier caso, podemos hacer seguimiento y mantenernos siempre conectados durante el horario de trabajo.

Lograr trabajar de forma armónica y exitosa cómo equipos remotos requiere un poco de tiempo, pero es posible con las herramientas adecuadas y con un equipo de trabajo ágil y entusiasta. Una vez se cuente con un proceso de trabajo y comunicación en la que todas las partes se encuentran satisfechas, el trabajar de forma remota, funcionará de la misma manera que trabajar desde la oficina.

Si deseas saber más acerca de TIMIFY y cómo puede ayudar a su empresa o institución a optimizar su trabajo en equipos remotos, contacte a uno de nuestros representantes por medio de nuestra website. ¡Estarán encantados de contestar sus preguntas!.