Guía Completa sobre la Gestión de registros Empresariales

Cada día las empresas generan un gran volumen de datos, tanto digitales como en papel. Estos documentos pueden ser difíciles de gestionar. Por ejemplo, el 46 % de los trabajadores afirma que muy a menudo o casi siempre le resulta difícil encontrar la información que necesita. Una mala gestión de los registros reduce la productividad en más de un 20 %. Al año, esto puede llegar a costarle a una empresa 20.000 dólares por trabajador.

¿Cuál es la solución? Un sistema de gestión de registros permite a las empresas hacer un seguimiento adecuado de los documentos importantes. Asimismo, aumenta la productividad y garantiza el cumplimiento normativo.  En este artículo, veremos qué es un sistema de gestión de registros, por qué es importante y cómo crear un proceso de gestión de archivos para tu empresa.
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¿Qué es la gestión de registros?

Los registros son la información que una empresa crea internamente o recibe de una fuente externa. Por lo general, se conservan por motivos regulatorios o para tener constancia de las transacciones comerciales realizadas. Registros son, por ejemplo, los documentos financieros de la empresa, los informes de las redes sociales y los correos electrónicos internos. Existen registros que hay que conservar durante un periodo de tiempo determinado. Las declaraciones de impuestos, por ejemplo, hay que guardarlas durante al menos cinco años.

La gestión de registros implica la creación, el mantenimiento, el uso y la eliminación de los archivos. El objetivo de la gestión de registros consiste en garantizar el acceso a los mismos para respaldar las decisiones de la empresa y en conservarlos de conformidad con la ley.

¿Cuál es la diferencia entre la gestión de registros y la gestión de documentos?

La principal diferencia es que los documentos se pueden alterar, pero no así los registros. Por ejemplo, una factura cambia mientras trabajas en ella, pero una vez que la completas, se convierte en un registro. Sin embargo, no todos los tipos de documentos se convierten en registros.

Un sistema de gestión de documentos (DMS, por sus siglas en inglés) organiza el almacenamiento, las modificaciones de los documentos y la forma en la que se comparten. Un sistema de gestión de registros almacena y conserva los registros en función de las políticas establecidas. La gestión de registros es una parte integrante de la gestión de documentos que incluye la gestión de registros en papel y electrónicos.

El ciclo de vida de la gestión de registros

Este ciclo son todas las etapas por las que pasa un expediente: desde su creación hasta su eliminación. Según la ONU, hay cuatro etapas clave:

• Fase de creación
• Fase activa
• Fase inactiva
• Fase de eliminación

1. Fase de creación

La fase de creación comienza en cuanto se recibe o se crea un registro. Si creas los registros internamente, debes asegurarte de que el expediente sea completo y preciso. Para todos los registros, esta etapa implica el almacenamiento en el lugar correcto (física o electrónicamente). También es fundamental asignar un nivel de seguridad adecuado.

2. Fase activa

La fase de activación implica el uso de los registros, el intercambio, la recuperación y la remisión. Debe preservar la integridad del registro y hacer que esté disponible para los procesos empresariales en cada momento. Algunos registros tienen una fase activa corta, como los registros de nóminas, mientras que otros tienen una fase activa larga.

3. Fase inactiva

La fase inactiva comienza cuando los registros ya no se utilizan activamente, pero deben conservarse por razones legales o de otro tipo. Debes identificar y enumerar los registros que ya no necesitas tener a mano en la oficina o en los sistemas compartidos. A continuación, puedes almacenarlos in situ o en centros de registros comerciales externos.

4. Fase de eliminación

La última fase es la eliminación de los registros. Eliminar expedientes puede implicar la supresión de los documentos digitales, la destrucción de los documentos físicos o el archivo de los mismos. Si la eliminación implica la destrucción, primero hay que contar con los permisos necesarios.

¿Qué es un sistema de gestión de registros?

En 2020, el mercado mundial de sistemas de gestión de registros fue de 3.900 millones de dólares, y podría alcanzar los 8.800 millones de dólares en 2027. Con estos sistemas, puedes gestionar y almacenar los registros de forma segura, asegurar el acceso y dejar constancia de cara a una auditoría. Los sistemas de gestión de registros pueden ser total o parcialmente digitales. Sea como fuere, ambos implican el uso de escáneres de documentos para escanear los expedientes físicos.

El 86 % de los trabajadores afirma que tiene dificultades a la hora de buscar información. Un sistema de gestión de registros puede ser una solución, ya que te permite encontrar rápidamente registros como las facturas de la empresa gracias, por ejemplo, a un motor de búsqueda incorporado. Puedes incluir metadatos y etiquetas para organizar tus expedientes. El software también incorpora sistemas de seguridad y autenticación de acceso, y contiene información mucho más preciosa que un sistema de gestión de llamadas.

Tipos de software de gestión de registros

Hay dos tipos principales de software de gestión de registros: en las instalaciones de la empresa y en la nube. Ambos ofrecen las mismas características, pero difieren en la forma de almacenar y conservar los datos.

Sistemas in situ de gestión de registros

Los sistemas locales de gestión de registros están alojados en tus servidores e instalaciones de almacenamiento.

• Pros: Tendrás el control de tus datos y no dependerás de una conexión a internet para acceder a los registros. Tampoco tendrás que pagar una cuota a un proveedor de sistemas externo.
• Contras: Los sistemas locales pueden no ser viables para las pequeñas empresas debido a los elevados costes iniciales. Tendrás que guardar copias de seguridad de tus datos y serás responsable de la seguridad y el mantenimiento de los registros.

Sistemas en la nube de gestión de registros

Los sistemas basados en la nube están alojados en línea por un proveedor de software a cambio de una cuota mensual o anual. El coste varía según el proveedor y el número y tipo de funciones que necesites.

• Pros: No hay costes iniciales y no tendrás que hacer el mantenimiento interno. Tu proveedor se encargará de la seguridad, y podrás acceder a los registros desde cualquier lugar siempre que tengas conexión a internet.
• Contras: La mayoría de los sistemas basados en la nube tienen un almacenamiento limitado. Si internet se cae o tu proveedor tiene un problema, no puedes acceder a tus datos. Además, el coste de la suscripción podría ser caro si necesitas muchas funcionalidades.

Características del software de gestión de archivos

A la hora de elegir un software de gestión de registros, hay que tener en cuenta características como:

• Búsqueda de palabras clave: El 88 % de los trabajadores se beneficiaría si pudiera buscar registros desde un único lugar. Es decir, necesitas un sistema que te permita hacer búsquedas por palabras clave o etiquetas.
• Acceso por niveles: El sistema debe tener diferentes niveles de clasificación, como «público» o «confidencial», con sus correspondientes permisos de acceso. De este modo, solo los empleados autorizados pueden acceder a los registros.
• Acceso desde dispositivos móviles: El 43 % de los trabajadores no puede acceder a los registros de la empresa desde un dispositivo móvil. Pero como mucha gente utiliza el teléfono, es fundamental contar con un sistema que permita el acceso desde el móvil.
• Integraciones de software: También es de gran ayuda que puedas integrar la gestión de registros en el software PySpark DataFrame o el CRM que tengas.
• Compatibilidad con escáneres: Asegúrate de que el software es compatible con tus escáneres de documentos.
  

Ventajas de contar con un sistema de gestión de registros

Los sistemas de gestión de registros te permiten acceder y gestionar fácilmente tus expedientes empresariales. También ahorran tiempo y te permiten centrarse más en las funciones empresariales fundamentales. Otros beneficios son:

• Escalabilidad: Puedes añadir usuarios y funciones para respaldar el crecimiento del negocio basado en datos.
• Seguridad: Solo aquellos con el nivel correcto de autentificación pueden acceder a los registros críticos.
• Colaboración: Con un software de gestión de registros, compartir los expedientes con los compañeros en varios dispositivos es muy sencillo.
• Eficiencia: Algunos sistemas etiquetan automáticamente los registros, lo que, según el 82 % de los trabajadores, sería muy beneficioso. La mayoría de los programas también cuentan con funciones de búsqueda de palabras clave, para que no pierdas tiempo tratando de localizar la información.

Cómo crear un proceso de gestión de registros

Veamos ahora cómo crear prácticas de gestión de registros adecuadas para tu empresa. Te recomendamos:

• Crear un calendario de conservación de registros.
• Establecer políticas de gestión de registros.
• Crear un procedimiento para la eliminación de registros.

1. Crear un calendario de conservación de registros

En primer lugar, hay que decidir cuánto tiempo se van a conservar los registros dentro de un calendario de conservación de registros. Se puede determinar el tiempo de almacenamiento de los registros mediante un análisis de las necesidades de la empresa o de los requisitos legales. O bien, puede ser el gobierno central u otras entidades quienes determinen esta cuestión. En cualquier caso, un calendario de conservación de registros debe contemplar:

• La duración que se deben conservar los distintos tipos de documentos.
• Los encargados de la conservación de los registros electrónicos y del almacenamiento de los registros en papel.
• La forma de eliminación de los registros.

2. Establecer políticas de gestión de registros

A continuación, tendrás que diseñar políticas para que todos los miembros de la empresa sepan cómo gestionar los registros. Debes basar tus políticas en la Organización Internacional de Normalización (ISO) 15489 para la gestión de registros. Estas políticas deben incluir:

• Quiénes tienen acceso a los registros y durante cuánto tiempo.
• La gestión de documentos electrónicos, incluido el etiquetado y el seguimiento de los registros.
• Los encargados del seguimiento y la gestión de los registros.
• Medidas de seguridad del software, como la seguridad Azure data lake
• El momento de transferencia de los registros a un almacén externo o con el fin de destruirlos.

3. Crear un procedimiento para la eliminación de registros

Por último, debes decidir cómo va a encargarse tu empresa de destruir los registros físicos y de eliminar los registros digitales. Para los registros en papel, debes:

• Decidir cómo se van a destruir los documentos (por ejemplo, internamente o a través de una empresa de destrucción).
• Garantizar que solo el personal autorizado pueda destruir los registros.
• Facilitar un certificado de destrucción cuando se requiera.

En el caso de los expedientes digitales, tendrás que eliminar todas las copias de un expediente, incluidas las que se encuentran en unidades USB, CD, ordenadores o teléfonos móviles. Y, al igual que con los registros en papel, debes asegurarte de que solo los empleados autorizados puedan eliminar los registros.

Conclusión

Para llevar un control de toda la información que recopilas de tus clientes, necesitas contar con un sistema de gestión de registros. Un sistema de gestión de registros ahorra tiempo y mejora la eficiencia con funciones como la búsqueda por palabras clave y la integración de software.

También debes crear políticas para gestionar tus registros de acuerdo con los requisitos legales y las necesidades de la empresa. Estas políticas deben cubrir todas las etapas del ciclo vital de los registros, desde su creación hasta su almacenamiento y eliminación. Así, tus empleados tendrán siempre a mano la información correcta en el momento adecuado.