Modelo de trabajo híbrido: haz que funcione con el calendario online de TIMIFY

La forma de trabajar de los equipos evoluciona constantemente. Debido a la pandemia del coronavirus, los equipos han tenido que encontrar nuevas maneras de colaborar trabajando a distancia.

Cada vez más equipos optan por trabajar desde casa todos los días o adoptan un modelo híbrido, trabajando en casa y en la oficina. Para que esto funcione, es importante contar con un calendario online que haga que este tipo de colaboración tenga éxito.

Existen varios calendarios online, pero a menudo no cubren todas las necesidades de los usuarios. Los calendarios deben ser fáciles de usar y flexibles. Además, deben poder compartirse fácilmente, adaptarse a las diferentes necesidades de los usuarios e implementarse de forma sencilla. La protección de datos también es importante y suele necesitar una solución específica.

TIMIFY destaca en todas estas áreas. TIMIFY fue desarrollado tanto para gestionar reservas online como para gestionar oficinas y recursos laborales. Su funcionalidad y su sencillez a la hora de usarlo son sus características fundamentales. Además de gestionar las reservas de los clientes, muchos usuarios (que a menudo suelen tener modelos de trabajo híbridos) usan TIMIFY para gestionar los horarios de trabajo y la organización de los equipos.

Los calendarios online de TIMIFY son flexibles

Cada equipo y cada empresa es diferente y usa los calendarios de formas distintas. TIMIFY ofrece varias versiones que se pueden ajustar para crear un calendario adaptado a las necesidades de cada persona.

Compartir calendarios online

Sea cual sea el tamaño de la empresa, se puede añadir un número ilimitado de empleados al calendario de TIMIFY.

También se puede añadir al calendario de TIMIFY un número ilimitado de recursos, como salas de reuniones o dispositivos (proyectores o portátiles, por ejemplo). Los usuarios deciden si quieren compartir parte de su calendario o el calendario completo con el resto de su equipo.

Definir privilegios administrativos

El titular de la cuenta dispone automáticamente de todos los derechos de administración. Puede asignar diferentes permisos a los miembros del equipo y decidir quién puede ver el calendario, hacer cambios, eliminar reservas o ver estadísticas.

Sincronizar calendarios

Si algún miembro del equipo usa un calendario diferente de forma privada o si se crean reservas externas con TIMIFY, otros calendarios como Exchange, Office 365 o Google Calendar se pueden conectar fácilmente con TIMIFY.

Los usuarios pueden ver la información actual del calendario con sincronización a tiempo real. Esto se puede ajustar en una o en ambas direcciones, lo que significa que los calendarios están siempre actualizados y disponibles para hacer reservas.

Los calendarios de TIMIFY son claros

Sea cual sea el tamaño de una empresa, lo más importante de un buen calendario es que todo se pueda encontrar y ver fácilmente. No debería resultar difícil ver quién está disponible. Nuestro planificador de horarios compartido es la base que sirve para ofrecer una mejor comunicación, transparencia y eficacia para todo el mundo.

Vista de la disponibilidad a tiempo real

Coordinar horarios de trabajo flexibles, vacaciones y días libres puede suponer todo un reto para las empresas. Para lograr una colaboración eficaz se necesita tener una visión clara de los horarios de trabajo y la disponibilidad de todos los empleados, y que esto se muestre a tiempo real.

TIMIFY permite que los equipos vean de forma rápida y sencilla quién está trabajando desde casa, quién trabaja a media jornada o quién está enfermo o de vacaciones. Esta vista actualizada del plan de trabajo en el calendario de TIMIFY es una forma sencilla de controlar la disponibilidad de equipos enteros, aunque se encuentren en oficinas o zonas horarias distintas.

Categorizar equipos

Para obtener la visión más clara de una gran empresa, hemos desarrollado las opciones de categorización. Por ejemplo, los equipos se pueden organizar en grupos internos, como marketing o ventas. También se pueden codificar por colores para que se puedan asignar más fácilmente aún. En la vista diaria, los calendarios de hasta cinco personas se pueden visualizar simultáneamente, y en la vista semanal se pueden ver hasta los de once personas.

Visualizar la disponibilidad de diferentes plataformas

Cualquier miembro de un equipo puede ver, actualizar o editar el calendario desde cualquier dispositivo, dependiendo de los permisos de los que disponga. Esto permite que los empleados puedan comprobar la disponibilidad del resto del equipo.

Los calendarios online de TIMIFY son prácticos

La función principal de un calendario compartido es organizar los calendarios de todo el mundo y facilitar la programación y gestión de los horarios. Sin embargo, planear una reserva puede suponer a veces un gran reto si el número de participantes es alto, si los participantes se encuentran en diferentes ubicaciones o zonas horarias o si hay que reservar diferentes equipos.

Todo disponible en un solo lugar

Con el calendario online de TIMIFY las reservas se pueden hacer según tus necesidades, ya sean individuales o de grupo. Se pueden reservar salas y dispositivos. También se puede decidir si una reunión debe tener lugar en una sola ubicación o de forma virtual. Las reservas recurrentes o los cambios de horarios se implementan rápida y fácilmente. Todos los tipos de reservas se pueden encontrar en el mismo sitio.

Crear reservas por videollamada

Para los equipos es importantísimo mantener el contacto, sobre todo para empresas que tienen un modelo de trabajo híbrido. Muchos clientes de TIMIFY usan las integraciones de TIMIFY para Zoom y GoToMeeting para crear fácilmente reuniones de dos o más personas, que se integrarán sin problema en el calendario. TIMIFY organiza todo el proceso: todos los participantes y recursos se añadirán automáticamente a la reserva. Se puede acceder a la videollamada de forma sencilla mediante el enlace presente en la confirmación de la reserva, sin necesidad de descargar nada.

Enviar notificaciones automáticamente

En cuanto las reservas están listas, se envía un mensaje a todos los participantes que también aparece en todos los calendarios. Recordatorios, cambios o cancelaciones también se pueden enviar automáticamente por email.

El calendario lo sincroniza todo inmediatamente y es visible para todos los usuarios del calendario compartido.

El calendario online de TIMIFY es ideal para grupos

Los enlaces de reservas de TIMIFY resultan particularmente útiles para los que trabajan con modelos híbridos. Son enlaces predeterminados que programan automáticamente las reservas basándose en tus criterios predeterminados, ya sea para grupos específicos o socios externos.

Esta función se puede usar para crear enlaces individuales que lleven al calendario, donde ya se habrían ingresado automáticamente todos los datos sobre la duración de la reunión, los participantes, los equipos necesarios o las franjas horarias específicas.

Solo haría falta seleccionar la hora de la reunión, y no sería necesario enviar emails o comprobar la disponibilidad. Para buscar una fecha que sea conveniente para todo el mundo, se pueden establecer periodos de tiempo determinados donde se muestren las franjas disponibles, por ejemplo, solo martes y miércoles por la tarde. Hacer reservas de grupos nunca había sido tan sencillo.

Los calendarios online de TIMIFY son seguros

Sabemos que la información de las empresas es muy sensible, por eso la seguridad de nuestro software y la transparencia del procesamiento de datos es muy importante para nosotros. Por esta razón, cumplimos con las reglas de protección de datos más estrictas y actualizadas y trabajamos siguiendo las normas del RGPD. Toda la información se almacena exclusivamente en la nube, en centros de datos seguros de Amazon Web Services ubicados en Europa, y no se comparte con terceras partes en ninguna circunstancia. Para obtener más información sobre nuestras medidas de protección de datos, visita nuestra página web.

Los calendarios online pueden hacer mucho más que mostrarte lo que hay programado a continuación. Un calendario online de calidad te ayuda a planear proyectos, gestionar el tiempo más eficazmente y tener controlada toda la actividad de tu equipo.

Prueba el calendario online de TIMIFY para comprobar cómo tu equipo puede ser más productivo y eficaz.