Planificación de citas B2B: 8 tips para concertar más citas de ventas

Al contrario de lo que se suele pensar, planificar citas B2B dista mucho de limitarse a anotar citas en la agenda. El éxito de la planificación de citas es una parte integral del proceso de ventas. Generar ingresos es imprescindible para conseguir oportunidades constantes. Sin embargo, el proceso de búsqueda de clientes potenciales y el mantenimiento de un flujo constante de clientes potenciales no es tan fácil como pueda parecer. 

El éxito en la concertación de citas B2B requiere algo más que una llamada a puerta fría seguida de una invitación de Google Calendar. El proceso implica una conversación persuasiva, un equipo de ventas bien informado y métodos probados y contrastados. 

En esta guía, te explicamos en qué consiste la planificación de citas, la importancia de las citas B2B y compartiremos ocho trucos de eficacia probada para concertar citas B2B.
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¿Qué es la planificación de citas B2B?

La planificación de citas B2B consiste en programar reuniones entre los clientes potenciales y el encargado de cerra la venta. Esta interacción de empresa a empresa se utiliza para alimentar una relación con un posible cliente y hacerlo avanzar en el ciclo de los clientes potenciales. En esta reunión se puede ofrecer a los clientes potenciales información detallada sobre un producto o servicio, se pueden avanzar contratos y asegurar la venta final. En resumen, es el puente entre la prospección inicial y la reunión final de cierre del proceso de generación de contactos.

Veamos en qué consiste cada fase del proceso:

• Prospección: es el proceso de búsqueda de compradores potenciales. Suele consistir en la elaboración de listas de contactos y en hacer llamadas iniciales, por medio de una investigación preliminar. Uno de los mejores softwares de gestión de clientes potenciales del mercado puede servir para compilar las listas de contacto iniciales con nombres, información de contacto, cargos y empresas de los clientes potenciales. 
• Concertar una cita: durante el proceso en que se conciertan las citas B2B, los representantes de ventas pueden mantener múltiples reuniones con los clientes potenciales para avivar la relación con ellos. Una vez listos, concertarán una cita oficial con un representante de ventas, que puede ayudarles a redactar y aplicar una propuesta de venta definitiva.
• Cierre de la operación: durante la propia cita de cierre, el representante de ventas trabaja con el cliente potencial para resolver cualquier duda de última hora y animarle a firmar el contrato final. 

Los equipos pueden completar ellos mismos la planificación de citas B2B o subcontratar el trabajo a una agencia externa. Hay muchas agencias dedicadas que pueden representar a una empresa ante los clientes potenciales que encajan con el perfil. El uso de las agencias es más popular ahora que en años anteriores tras el cambio a la venta a distancia. 

En contra de la creencia popular, ahora les va mejor a aquellos que cambiaron el modelo de las reuniones cara a cara. De este modo, los representantes de ventas pueden dedicar más tiempo a interactuar con los compradores más interesados, y dedicar su tiempo, esfuerzo y energía a cerrar una venta. 

¿Por qué es importante la planificación de citas B2B?

Concertar citas B2B es importante porque ayuda a los equipos a agilizar y optimizar el proceso de ventas. Esto puede derivar en un aumento de las conversiones y una mejora de los ingresos de la empresa. Aquí enumeramos algunas otras ventajas:

• Permite la especialización: al dividir la generación de clientes potenciales en fases y delegar las tareas, propicias la especialización de las ventas. A cada miembro de tu equipo se le dará mejor un aspecto diferente del proceso. Un representante de tu equipo puede ser un hacha en técnicas de prospección para ventas creativas. Otro puede tener un talento insuperable a la hora de cerrar acuerdos. Permíteles trabajar en aquello en lo que más destaquen.
• Brinda una mejor experiencia al cliente: al gestionar los recursos durante el proceso de prospección, el momento de agendar las citas y el cierre, los equipos de ventas pueden asegurarse de que siempre haya alguien que responda a todas las preguntas de los clientes. Esto puede redundar en una alta satisfacción del cliente y una mayor fidelidad.
• Fomenta una relación sólida con el cliente: entre la prospección y la venta final, el proceso de agendar las citas es una oportunidad clave para que los comerciales conozcan a los clientes, transmitan el valor y las características de los productos y servicios, y afiancen relaciones. Es imprescindible que los que están en esta fase puedan apuntalar bases poderosas para que los responsables de cerrar la venta lo hagan con facilidad, y los clientes quieran apoyar a las empresas en el futuro.

Cómo fijar citas B2B de manera efectiva

Sabemos lo que estás pensando. ¿Cómo de difícil puede llegar a ser concertar una cita con un cliente potencial? Hasta que consigas dominar el proceso para agendar citas B2B, es normal no entender lo difícil que es conseguirlo. Una llamada telefónica con éxito supone marcar el teléfono 18 veces de media hasta lograr conectar con un comprador. Encontrar productos para vender en línea es una cosa. Dar con empresas a las que vender productos es otra muy distinta.

Tener éxito a la hora de concertar citas B2B requiere algo más que una llamada a puerta fría, solicitar una reunión y anotarla en un calendario compartido para equipos. El proceso implica una combinación de conversación persuasiva, un equipo de ventas especialista y métodos probados y contrastados. Veamos algunas de ellas:

1. Documentar cada pizca de información

Con un gran abanico de partes interesadas y numerosos elementos en constante movimiento, es fundamental hacer seguimiento y supervisar el progreso cuando se establece una cita B2B. Una  gestión eficaz de los recursos y un rastreo óptimo permiten a los equipos revisar el caso exitoso de un ciclo de generación de leads, gracias a la evaluación de las ventas y otras métricas. 

También garantiza que cuando varias personas trabajan en un mismo cliente potencial o en la misma cuenta, exista un proceso de trazabilidad gracias al que se puede averiguar en qué fase de conversión se encuentra un cliente potencial. ¿Es un contacto a puerta fría? ¿Es el cuarto punto de contacto? ¿Estamos listos para cerrar la venta? La información es poder y garantiza que los clientes potenciales no se sientan frustrados. 

2. Ser consciente de las dudas  

¿Cuántas veces al día crees que un comercial escucha frases como «No estoy interesado, gracias.» o «No tengo tiempo, lo siento»? Por desgracia, probablemente muchas veces. Las objeciones son una parte inevitable del proceso de venta. Aprender a darles respuesta puede cambiar el curso de la venta.

Si un cliente potencial se muestra dudoso, es importante atender a su preocupación. Una forma de hacerlo puede consistir en plantearle preguntas para averiguar qué le preocupa o si hay aspectos concretos de su propio proceso o negocio que necesitan mejorar. Esto te permite ofrecerle respuestas de manera que el cliente pueda resolver su problema. Utiliza la paciencia, la persistencia y el conocimiento de las necesidades de la empresa para salvar cualquier reticencia o desinterés inicial en tu oferta.

El 42 % de los compradores B2B valoran la escucha activa en los vendedores, seguida de cerca por la resolución de problemas y la confianza. Cada uno de estos aspectos puede transmitirse abordando de frente las objeciones y las reticencias.

3. Plantear preguntas indagatorias

Hacer preguntas de sondeo es una parte integral de las llamadas comerciales que tienen éxito. Es la forma más eficaz de determinar el problema, la solución potencial y la decisión de tus clientes potenciales. No solo te ayudará a obtener información valiosa de un posible cliente, sino que también hará que la conversación sea más atractiva para ambos.

4. Utilizar diferentes medios

La mayoría de las empresas siguen confiando en los métodos tradicionales para llegar a los clientes potenciales, como las llamadas a puerta fría o el envío de correos electrónicos. Siendo sinceros, ¿cuándo fue la última vez que cogiste el teléfono a una persona que llamaba a puerta fría? 

A la hora de concertar citas B2B, procura utilizar otras formas de contacto con el cliente potencial. ¿Te has planteado alguna de las siguientes estrategias?

• Enviar un mensaje de vídeo.
• Usar las redes sociales, como LinkedIn o Twitter.
• Utilizar un programa de videollamada online.
• Básicamente, ¿te has planteado cualquier otra alternativa que pueda ayudarte a dar carpetazo a la monotonía de las llamadas a puerta fría?

Si no cogen el teléfono, pregúntate dónde más están presentes. Envía un ambientador. Crea un GIF. No hay garantías de que funcione, pero hay que aprovechar todas las oportunidades para poner en práctica enfoques modernos. ¿Y si le das una oportunidad a los sistemas de videoconferencias para adaptarte a los cambios del sector? Se estima que para 2025 el 80% de las ventas B2B sucederán en los canales digitales. ¿Por qué iba a ser distinto a la hora de concertar citas B2B?

5. Compartir la demostración social

Una declaración de valores es útil durante el contacto inicial, ya que se suele utilizar para romper el hielo o como introducción al concertar una cita. Lamentablemente, la mayoría de los clientes potenciales no se crean lo que les cuentes.

Sin embargo, el 88 % de los clientes potenciales confía en las opiniones de los clientes y en las recomendaciones personales, y el 44% de los vendedores aprovechan la demostración social como una de las tres características más influyentes a la hora de vender un producto.

La demostración social es una de las herramientas de marketing más poderosas para persuadir a sus clientes potenciales sobre cómo pueden beneficiarse significativamente del uso de tu producto o servicio.

6. Aprovechar las referencias

Una vez que hayas cerrado un trato y hayas establecido tu marca como digna de confianza, puedes utilizar las referencias de los clientes para conseguir más ventas. No solo puede servirte para llegar a los nuevos clientes potenciales, sino que también puede servir como demonstración social de que tus clientes actuales están tan encantados con tu producto o servicio que han decidido darte referencias.

7. Baraja la posibilidad de subcontratar el servicio de planificación de citas

Para muchas empresas, invertir en una agencia puede ser una solución obvia para concertar citas B2B. ¿Quieres que tus mejores comerciales trabajen en la planificación de citas por vídeo? Lo más probable es que no. Quieres que su experiencia esté donde más la necesitas: cerrando tratos y generando ingresos. 

Los profesionales de estas agencias pueden tener experiencia con tu sector y tu base de clientes y suelen estar altamente capacitados para generar y alimentar clientes potenciales y enviar candidatos cualificados a los responsables de cerrar acuerdos. Esto garantiza que los comerciales dediquen su tiempo, energía y esfuerzos en establecer relaciones duraderas con los compradores que realmente están interesados en el producto o servicio de la empresa. 

8. No presiones demasiado a los clientes potenciales

Tu trabajo consiste en conseguir que el cliente potencial se sienta cómodo. A nadie le gusta que le metan presión. La mejor manera de abordar la concertación de citas B2B es siendo educado y teniendo consideración.

Habla con tus clientes potenciales con una actitud positiva. Si utilizas un lenguaje positivo y cuentas las historias de otros clientes (sin tácticas de presión) es más probable conseguir SÍ. Esto no solo ayuda a que el cliente potencial se sienta cómodo, sino que, en general, también puede crear una buena impresión sobre el funcionamiento de tu empresa.

Los comerciales que utilizan términos inclusivos y colaborativos tienen mucho más éxito que los que no lo hace. Por ejemplo, usar la palabra ‘nosotros’ en lugar de ‘yo’.

¿Por qué deberías perfeccionar el proceso para concertar citas B2B?

Creo que todos estamos de acuerdo en que el éxito para agendar citas B2B requiere algo más que una llamada a puerta

Creo que todos estamos de acuerdo en que el éxito para agendar citas B2B requiere algo más que una llamada a puerta fría y que mandar una invitación a un calendario. El proceso implica una conversación persuasiva, un equipo de ventas especialista y métodos probados y contrastados. 

Sin embargo, una vez que se domina, concertar citas B2B exitosas te garantiza una cartera de ventas constante, llena de clientes potenciales cualificados y una oportunidad de generar ingresos. 

fría y que mandar una invitación a un calendario. El proceso implica una conversación persuasiva, un equipo de ventas especialista y métodos probados y contrastados. 

Sin embargo, una vez que se domina, concertar citas B2B exitosas te garantiza una cartera de ventas constante, llena de clientes potenciales cualificados y una oportunidad de generar ingresos.