Cómo TIMIFY impulsa la productividad y digitalización de las PyMES tras el Covid-19

Los procesos internos ineficientes y las tareas administrativas pueden haber sido un problema antes del COVID-19, pero a medida que las empresas se adaptan a nueva normalidad, es crucial su digitalización y eficiencia.

La nueva normalidad ha traído nuevas presiones a los proveedores de servicios, desde la reducción del número de personas en el sitio de trabajo, límites en la capacidad de aforo, hasta nuevos procedimientos de higiene y los horarios variables del personal.

Si bien, TIMIFY es un sistema para la reserva de citas, es además una solución que le permitirá digitalizar una serie de procedimientos internos, incrementando la eficiencia y productividad de las labores administrativas al interior de su negocio.

Estas mejoras ayudarán a aliviar una serie de desafíos que ha traído consigo COVID-19, pero además prepararán a las empresas a enfrentar un futuro aún más digitalizado.

A continuación, explicaremos las tareas administrativas que TIMIFY digitaliza, haciendo que su negocio sea más eficiente, ayudándole a ahorra tiempo y dinero, así como ofrecer un mejor servicio a sus clientes. Encuentra además, comentario de nuestros clientes acerca de los beneficios que han recibido desde que iniciaron a usar nuestro sistema.

1. Reserva y sincronización de citas  
2. Comunicación con los clientes
3. Gestión de turnos de trabajo y disponibilidad horaria
4. Manejo y gestión de recursos
5. Una base de datos que se actualiza de forma automática
6. Respuesta inmediata a cualquier solicitud de reserva de un cliente 
7. Pagos en línea y facturación

1. Reserva y sincronización de citas  

La reserva de citas se ha convertido en algo central para muchos negocios después de COVID-19, pero una vez sus clientes vean sus beneficios, pronto se convertirá en la forma preferida de agendar sus citas de ahora en adelante.

Un completo conjunto de funciones y la sincronización en tiempo real le da un control total de su agenda, mantiene a todo su equipo sincronizado y le protege contra costosos errores de reserva.

• La sincronización entre calendarios ayuda a minimizar, o incluso a erradicar por completo las dobles reservas y los errores de agendamiento comunes en los sistemas manuales
• Las citas se sincronizan con otros calendarios como Google o Outlook, entre otros.
• Las aplicaciones para móviles y tablets permiten acceder y gestionar los horarios desde cualquier dispositivo y en tiempo real.

"Mis pacientes pueden reservar una cita en línea sin necesidad de llamarme. Puedo acceder a las citas en cualquier momento y lugar.
La administración de mis servicios es simple y bien estructurada".

Michael Meilers / Médico Alternativo

2. Comunicación con los clientes

Las confirmaciones de reserva, las notificaciones y los recordatorios se envían automáticamente a los clientes, independientemente de que hayan reservado en línea, por teléfono o en persona.

• Confirmaciones: una vez que se reserva una cita, los clientes reciben un correo electrónico con toda la información necesaria, incluyendo un enlace para cancelar o reprogramar su cita en línea.
• Recordatorios de citas: elija enviar recordatorios por correo electrónico o SMS hasta 24 horas antes de una cita. Esta solución sencilla ha demostrado reducir las ausencias hasta en un 40%.
• Feedback y comentario de clientes: obtenga las opiniones de los clientes sobre su personal y servicios. Las solicitudes de feedback se envían por correo electrónico inmediatamente después de las citas, mientras su experiencia aún está fresca.

"Para mí, TIMIFY es como un asistente personal que se ocupa de mi trabajo diario. Más de la mitad de mis pacientes sólo reservan sus citas en línea e incluso pueden reprogramarlas ellos mismos".

Tom Grüner / Osteopatía deportiva Tom Grüner

3. Gestión de turnos de trabajo y disponibilidad horaria

Organizar los turnos de personal con las hojas de cálculo para antes de COVID-19 puede haber sido manejable, pero con los empleados que ahora trabajan en horarios variables - en el sitio de trabajo y desde casa - es ciertamente el momento de digitalizar.

• El plan de turnos TIMIFY permite a los empleados gestionar sus tiempos de trabajo días de enfermedad, vacaciones, etc y más con unos pocos clics.
• Esto se guarda en el calendario compartido de TIMIFY, permitiendo a todo el equipo visualizar fácilmente sus turnos de trabajo, y la disponibilidad de todos sus compañeros. (de acuerdo a las derechos de acceso asignado a cada uno de ellos).

"Gracias al sistema de reservas online de TIMIFY estamos ahora disponibles 24/7. La gestión de citas para 10 terapeutas se ha vuelto mucho más fácil y clara y no hay más fallos. ¡Muchas gracias!"

Carsten Klie / Centro de Osteopatía - Stillpoint

4. Manejo y gestión de recursos

Cada uno de sus servicios requiere ciertos recursos para poder llevares a cabo, desde la persona que llevará a cabo el servicio, el lugar donde se llevará a cabo, equipos y dispositivos necesarios.

Las nuevas normas de higiene y distanciamiento social pueden incluso haber aumentado la gama de recursos que ahora se requieren para cada cita.

• TIMIFY te permite asignar "dependencias" entre los servicios y los recursos necesarios.
• Una vez se configuren estas dependencias, el sistema auto-reservará esos recursos, una vez se lleve a cabo la reserva del servicio.
• Esto ayuda a una mejor gestión de los recursos y ofrecer un mejor servicio al cliente, al evitar la doble asignación de recursos en un mismo periodo de tiempo.

"Mis pacientes y clientes están encantados con el manejo sencillo y fiable. Para mí personalmente, un salto cuántico en el trabajo administrativo."

Tobias Vollmer / Fisioterperapia - Medicina alternativa

5. Una base de datos que se actualiza de forma automática

Trasladar los datos de los clientes a un sistema seguro y centralizado debería ser ahora esencial para cualquier negocio, más aún después de COVID-19..

La capacidad de acceder a los registros de los clientes de forma instantánea, dondequiera que se encuentre, y ver los historiales de visitas y sus preferencias es imprescindible para ofrecer un servicio personalizado y más eficiente.

Además, el hecho de poder filtrar y agrupar a los clientes por determinadas características o preferencias ofrece una gran cantidad de oportunidades para sus campañas de marketing y comunicación.

• Cuando un nuevo cliente reserva una cita en línea, se crea automáticamente su perfil y la base de datos comienza a almacenar datos personales y el historial de reservas
• Añada campos personalizados a los formularios de los clientes, asegurándose de recopilar todos los datos esenciales de los clientes que su empresa necesita en el momento de agendar una cita en línea.
• Los historiales de visitas de los clientes pueden ser cruzados con los horarios del personal para permitir el seguimiento preciso de los contactos en el caso de un incidente de COVID-19.

"A mis pacientes les encanta concertar citas a través de TIMIFY porque es muy flexible y sencillo. También gano más tiempo. Ya no tengo que volver a llamar después del trabajo para hacer citas y el teléfono no me molesta durante los tratamientos".

Kristina Hüttner / Medicina Naturopática

6. Respuesta inmediata a cualquier solicitud de reserva de un cliente 

La búsqueda manual para visualizar la disponibilidad de uno o varios recursos, y para hacer una reserva para un determinado día y hora, es una de las tareas que más tiempo consume.

Nuestra nueva aplicación "Fast Booking", es una de las funciones que más tiempo salva al encontrar en cuestión de segundos la disponibilidad horaria de varios recursos y servicios, sin importar el día y hora.

• Ingresa la combinación de servicios, recursos, día y hora del día y encuentra la disponibilidad horaria en cuestión de segundos. En caso de que exista un conflicto en los horarios, el widget te mostrará la próxima cita disponible que cumpla todas estas características.
• Una función especialmente valiosa para call-centers y empresas con un número de recursos y/o empleados
• Reserva inmediata de citas individuales y/o recurrentes directamente desde este widget.

"He estado usando TIMIFY durante varios meses y estoy absolutamente convencida! Mis pacientes pueden reservar sus propias citas las 24 horas del día, no tienen que esperar a qué les devuelva la llamada y me ahorra mucho tiempo al teléfono".

Lisa Börsch / Osteópatia Börsch

7. Pagos en línea y facturación

TIMIFY trabaja con la plataforma de pagos en línea Stripe con el fin de permitir a el pago de los servicios agendados por los clientes en el momento de hacer la reserva en línea; así como con SumUp para aceptar pagos POS.

• Decide si el pago en línea sea obligatorio u opcional para los diferentes servicios
• Evita la formación de colas para pagar en los mostradores de recepción
• Integra la aplicación nativa de facturas TIMIFY, que genera facturas y las envía por correo electrónico a los clientes en segundos.

"Para mis clientes es una clara ventaja poder reservar citas fuera del horario de trabajo y hacer pagos inmediatamente. Esto significa que todo se hace antes de que comience el entrenamiento."

Dipl. Sicología Ingo Ostgathe

Las herramientas digitales están aquí para ayudar a las empresas a trabajar más eficientemente y ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Los beneficios del sistema de reservas online de TIMIFY van más allá de la opción de ofrecer a tus clients la posibilidad de reservar sus citas en línea. Beneficia a toda su empresa ayudándole a reducir las tareas administrativas, a maximizar el tiempo de su equipo, gestionar los recursos de forma más eficaz y a optimizar la forma de comunicarse con los clientes.

Si desea comprobar por sí mismo cómo TIMIFY puede ayudar a su empresa y unirse a nuestros clientes satisfechos, abra una cuenta hoy mismo de forma gratuita. Podrá escoger entre utilzar nuestro plan clásico gratuito o probar nuestros planes Premium o Enterprise de pago durante 14 días gratis.