Zurückliegende Buchungen sperren
Standardmäßig können die Ressourcen Kalenderbuchungen für vergangene und zukünftige Termine hinzufügen, bearbeiten und löschen. Die Funktion Zurückliegende Buchungen sperren ermöglicht es Ihnen, diese Aktionen zu sperren. Und jetzt wurde sie erweitert, sodass Sie sogar wählen können, welche der drei Aktionen Sie kombinieren und anwenden möchten.
So ist dieser Artikel aufgebaut:
1. Einrichten der Funktionalität
Die Funktion ist wie im Screenshot unten dargestellt zu finden (Einstellungen > Buchung > Kalender) und ist standardmäßig deaktiviert. Um sie zu aktivieren, klicken Sie einfach auf das Bearbeitungssymbol oben rechts.
In der Abbildung unten sehen Sie, dass Sie die globalen Einstellungen übernehmen können, indem Sie die erste Schaltfläche aktivieren. Dadurch übernehmen alle Ihre lokalen Unternehmen, die Teil eines Filialmanagers sind, dessen Einstellungen.
Sollten Sie keinen Filialmanager haben, können Sie diesen Hinweis ignorieren.
Wenn Sie sich die anderen 3 Schaltflächen ansehen, werden Sie feststellen, dass es jetzt eine Option gibt, mit der Sie festlegen können, ob Buchungen in der Vergangenheit für das Hinzufügen gesperrt werden sollen, oder ob nur ihre Bearbeitung oder ihr Löschen gesperrt werden soll. Sie können diese Optionen beliebig kombinieren und auch alle auf einmal aktivieren.
Was die Bearbeitung anbelangt, so können Sie auf dem nachstehenden Screenshot sehen, dass auch bei den einzelnen Elementen einer Buchung eine große Flexibilität besteht.
2. Wie sie funktioniert und worauf Sie achten sollten
Die Funktionsweise ist recht einfach: Wenn Sie die Funktion deaktiviert lassen, können Sie Buchungen sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft hinzufügen, bearbeiten und löschen. Dies ist die Standardeinstellung. Wenn Sie die Funktion - oder Teile davon, wie oben beschrieben - aktivieren, sperren Sie das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Buchungen in der Vergangenheit, d. h. Sie lassen diese Aktionen nur für Buchungen in der Zukunft zu.
Neben der allgemeinen Regel gibt es noch ein paar Dinge zu beachten.
2.1. Die 6 Buchungsfelder, die zusammengehören
Beachten Sie, dass, wenn Sie eines der folgenden Felder aktivieren, Leistung/Titel automatisch mit aktiviert wird (s. Bildschirmfoto unten):
Endzeitpunkt/Dauer
Ressourcen
Vorbereitungszeit
Benutzerdefinierte Buchungsdatenfelder
Preis
Der Grund dafür ist, dass diese 6 Elemente einer Buchung immer zusammengehören. Ändern Sie auch nur eines, haben Sie nicht mehr dieselbe Leistung, aber der Kalender betrachtet dies als neue Leistung, also eine neue Buchung, auch bekannt als Titelbuchung. Aus diesem Grund wird bei der Funktion Zurückliegende Buchungen sperren, wenn Sie eines der oben genannten 5 Buchungsfelder sperren, das Feld Leistung/Titel automatisch aktiviert (d. h. für die Bearbeitung gesperrt), um zu verhindern, dass Sie versehentlich eine neue Buchung erstellen, indem Sie einfach die alte bearbeiten.
2.2. Startzeit zum Manipulieren verwenden
Sperren Sie das Hinzufügen und Löschen von Buchungen in der Vergangenheit und sperren Sie die Bearbeitung der meisten Felder, AUSSER der Startzeit - wenn Sie dies tun, können Sie das Ereignis in die Zukunft senden und es dann löschen.
Auf die gleiche Weise können Sie ein zukünftiges Ereignis hinzufügen und dank der freigeschalteten Bearbeitung der Startzeit können Sie es in die Vergangenheit senden, obwohl Sie das Hinzufügen von Ereignissen in der Vergangenheit gesperrt haben.
Diese Manipulationen sind zu beachten und ergeben sich aus der Flexibilität, die diese Funktion bietet, indem sie die Aktivierung/Deaktivierung für jedes Element einer Buchung ermöglicht.
2.3. Besonderheit bei Intervallbuchungen und Serienterminen beachten
Diese beiden Arten von Buchungen bestehen aus zwei oder mehr Elementen. Das bedeutet, dass die Funktion Zurückliegende Buchungen sperren nur für die Elemente der Buchungen gilt, die in der Vergangenheit liegen, während die Elemente, die in der Zukunft liegen, nicht betroffen sind, obwohl es sich um ein und dieselbe Buchung handelt.