TIMIFY Call Centre
Hier ist, was Sie wissen müssen:
Das Call Center ist nur für Enterprise-Pläne mit einem Branch Manager verfügbar.
Um das Produkt zu nutzen, wenden Sie sich an unser Vertriebsteam oder Ihren Key Account Manager bei TIMIFY.
Das Call Centre Add-On ist bisher nur auf Englisch verfügbar.
So ist der Artikel aufgebaut:
1. Zugang zum Call Centre
Sobald das Produkt für Ihren Branch Manager freigeschalten worden ist, erreichen Sie das Call Centre über einen neuen Tab links unten in Ihrem Branch Manager.
ℹ️ Dieser Tab ist nur für den Besitzer, sowie User die sowohl im Branch Manager als auch im Call Centre als Agenten angelegt sind, sichtbar.
ℹ️ Agenten, die nur Zugang zum Call Centre haben, können über diese URL auf das Callcenter zugreifen: https://call-centre.timify.com/
2. Einstellungen
Links im Menü unter Settings können Sie die folgenden beiden Einstellungen verwalten:
Multiple Slot Selection: Standardmäßig können Agenten mehrere Slots auswählen, wenn sie eine Kundenbuchung planen. Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Sie möchten, dass Agenten nur einen Slot pro Buchung buchen.
Resource Availability: Standardmäßig können Buchungsslots innerhalb der Online-Buchungszeiten der Ressourcen geplant werden. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Slots frei für die Arbeitszeiten der Ressourcen geplant werden.
Wenn Sie auf den Kreis mit dem Bleistift in der oberen linken Ecke klicken, können Sie außerdem Ihre Einstellungen zur Kontosicherheit (Account Security) verwalten.
3. Agenten hinzufügen und Berechtigungen verwalten
Klicken Sie links auf Agents und dann auf den Kreis mit dem Plus, um einen neuen Agenten hinzuzufügen. Sobald Sie die E-Mail-Adresse des Agenten eingegeben und auf Speichern geklickt haben, erhält der Agent eine E-Mail-Einladung für dieses Call Centre. Wenn Sie den Agenten anlegen, können Sie direkt die gewünschten Berechtigungen einstellen.
Wenn Sie Admin-Berechtigungen vergeben, hat der Agent alle Berechtigungen und Sie können keine individuellen Anpassungen vornehmen.
Wenn Sie den Zugriff einschränken möchten, wählen Sie Custom und passen Sie die Bereiche wie gewünscht an.
ℹ️ Sie können bis zu 50 Agenten anlegen.
4. Eine Buchung vereinbaren
Um eine neue Buchung vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Add Booking. Sie können entweder einen neuen Kunden hinzufügen oder nach einem bestehenden Kunden suchen.
ℹ️ Sie können einen bestehenden Kunden finden, wenn Sie ihn in Ihrem Filialmanager angelegt oder die Funktion Global Shared Customer Funktion aktiviert haben. Kunden, die in einem bestimmten Konto angelegt wurden, erscheinen nicht im Call Centre.
Wenn Sie einen Kunden ausgewählt/hinzugefügt haben, wählen Sie eine Leistung aus, indem Sie in das unten markierte Feld klicken und dann auf Select location klicken, um einen der Standorte auszuwählen, an denen diese Leistung angeboten wird.
Jetzt können Sie festlegen, ab welchem Tag verfügbare Buchungen angezeigt werden sollen und diese auch nach Tageszeit eingrenzen.
Sobald Datum und Uhrzeit ausgewählt sind, können Sie eine interne Notiz für die Ressource hinzufügen, die nur in der Bestätigungs-E-Mail der Ressource angezeigt wird.
Klicken Sie auf confirm booking und die Buchung wird mit einem roten Punkt im Kalender des gewählten Ortes und der Ressource angezeigt.
Nützliche Tipps zu bestehenden Kunden:
Unter locations können Sie alle Standorte sehen, an denen dieser Kunde bisher gebucht hat.
Previous & Upcoming bookings: Wenn Sie auf die rote Schaltfläche auf der rechten Seite klicken, werden die Leistungen und der Ort der vorherigen Buchung vorausgewählt.
5. Buchungen neu planen und stornieren
Das Call Centre bietet auch die Möglichkeit, bereits gebuchte Termine zu verschieben oder zu stornieren. In beiden Fällen muss der Kunde zunächst gefunden und ausgewählt werden.
Danach muss die entsprechende Buchung durch Anklicken der roten Schaltfläche daneben ausgewählt werden.
Reschedule Booking: Datum und Uhrzeit können geändert werden, nicht aber der ausgewählte Ort.
Cancel Booking: Der Agent kann mehrere Buchungen für einen Kunden löschen.
ℹ️ In beiden Fällen muss der Agent sein Passwort eingeben, um die Änderung zu bestätigen.
6. Wichtig
Nur globale Leistungen werden im Call Center angezeigt und sind somit für die Agenten buchbar.
Mehrere Buchungen: Sie können bis zu 30 Buchungen für einen Kunden auswählen.
Sie können nur Buchungen für einzelne Leistungen und kombinierte Leistungen planen.
Checkboxen für E-Mail-Benachrichtigungen sind bei Umbuchung und Stornierungen automatisch vorausgewählt.