Die TIMIFY Invoice App: Wie man die App einrichtet.
Hier ist, was Sie wissen müssen:
Die Invoice App ist für Premium- und Enterprise-Konten auf dem App Marketplace erhältlich.
In folgenden Sprachen ist die App verfügbar: Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch und Bulgarisch.
Sobald Sie die App installiert haben, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen. Viele der Einstellungen sind optional; nur für Einstellungen mit einem Sternchen (*) muss ein Eintrag vorgenommen werden.
Damit eine Rechnung erstellt werden kann, müssen der Vorname, der Nachname, die E-Mail und die Adresse des Kunden eingegeben werden.
Die App funktioniert nur mit Leistungen, Gruppenleistungen sind nicht kompatibel.
So ist der Artikel aufgebaut:
1. Einstellungen anzeigen
Dieser Abschnitt bezieht sich auf Ihre Rechnungsvorlage. Die Aktualisierungen, die Sie hier vornehmen, wirken sich auf das Aussehen Ihrer endgültigen Rechnungen und die darin enthaltenen Informationen aus.
Tipp: Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle Rechnungsvorlagen mit Ausnahme von Blanko Rechnungen, bei denen Sie die Details von Grund auf neu eingeben müssen.
Weiter unten gibt es eine Option, mit der Sie die Adresse des Kunden automatisch in der Rechnung anzeigen lassen können. Damit dies funktioniert, benötigen Sie ein benutzerdefiniertes Feld. Navigieren Sie zu Kunden -> Datenfelder und fügen Sie ein neues Datenfeld hinzu - wir haben unseres Kundenadresse (Invoice App) genannt. Wir empfehlen Ihnen, die Option Textfeld (mehrzeilig) aus dem Dropdown-Menü auszuwählen und als Feldtyp die Option Kundenfeld zu wählen.
Tipp: Weitere Hilfe finden Sie in diesem Artikel über benutzerdefinierte Datenfelder.
2. Automatisieren von Rechnungen
Im Abschnitt Rechnungen automatisieren haben Sie zwei Einstellungen - beide sind optional.
Erstens können Sie Rechnungen für alle Leistungen automatisieren: Sobald eine Leistung erbracht wurde, erscheint die entsprechende Rechnung in der Registerkarte Rechnungsarchiv. Dies gilt nur, solange eine Leistung, ein Preis, ein Name, eine Adresse und eine E-Mail verfügbar sind.
Zweitens können Sie Rechnungen für Leistungen automatisieren, die im Voraus online gebucht und bezahlt werden. Diese Rechnungen erscheinen ebenfalls in der Registerkarte Rechnungsarchiv.
3. Verbinden mit SumUp
Wenn Sie Kredit- und Debitkartenzahlungen persönlich annehmen möchten, bieten wir eine Integration mit dem POS-Anbieter SumUp an. Sie können das unter Einstellungen einrichten.
4. E-Mail-Vorlage für Rechnungen
Wenn Sie Rechnungen versenden möchten, sollten Sie Ihre E-Mail-Nachricht individuell gestalten. Es gibt eine Reihe von Platzhaltern, die Sie verwenden können. Platzhalter zeigen die Daten des Kunden an, z. B. seinen Namen, den Firmennamen und die Rechnungsnummer.
Sie finden die E-Mail Vorlage ganz am Ende bei den Einstellungen.
5. Kundenverwaltung
Unter Rechnungen von heute können Sie die Kundendaten auf mehrere Arten bearbeiten:
Bestehender Kunde: Wenn Sie einen neuen Kunden über die Dropdown-Option hinzufügen, dann wird der erstellte Kunde in der Kundenliste des Kalenders gespeichert.
Neukunde: Der mit dieser Option angelegte Kunde wird nicht in der Kundenliste gespeichert.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Diese kann der Rechnung nur über Neukunde hinzugefügt werden, indem das Kontrollkästchen Firmendetails hinzufügen aktiviert wird, um die Unternehmensdaten hinzuzufügen.