So funktionieren die Datenfelder
Mit der Funktion Datenfelder kannst du TIMIFY noch besser auf die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen. Nutze vordefinierte Datenfelder wie Telefonnummer oder Vor- und Nachname oder lege individuelle Datenfelder an, um speziellere Informationen von deinen Kunden zu sammeln, die für den Termin oder die Kundenbeziehung wichtig sind.
💡Bei welcher Krankenkasse ist der Kunde versichert? Welche Art von Kunstnägeln trägt die Kundin normalerweise? Wann hat der Kunde Geburtstag? Egal welche Frage du von deinem Kunden beantwortet haben möchtest – erstelle ein passendes Kundenfeld und finde es heraus!
Du findest alle Datenfelder in deiner Kundendatenbank (unter "Kunden" > "Kundenliste") und kannst sie beim Anlegen eines neuen Termins aufüllen. Optional kannst du sie auch deinen Kunden bei der Online Buchung anzeigen und ausfüllen lassen.
Datenfelder in der Kundendatenbank
Datenfelder beim Anlegen eines neuen Termins
Datenfelder bei der Online Buchung
Wie lege ich ein neues Datenfeld an?
Um ein neues Datenfeld hinzuzufügen, wählst du zunächst die Kategorie aus, in der dein Datenfeld eingeordnet werden soll oder erstellst über das 📁Symbol eine neue Kategorie.
Beim Anlegen eines neuen Datenfeldes wählst du zunächst einen Namen und die Kategorie des Feldes.
Dann bestimmst du, welche Art von Datenfeld du nutzen möchtest. Du kannst zwischen folgenden Feldtypen wählen:
Adresse, E-Mail, Telefon
Checkfeld
Datum
Mehrere Auswahlfelder
Textfeld (einzeilig oder mehrzeilig)
Zeitzone
💡Für das Beispiel Krankenkasse könntest du ein "Textfeld (einzeilig)" für das Eintragen des Versicherungsnamen wählen oder du benutzt "Mehrere Auswahlfelder" und zählst alle Krankenkassen in einem Drop-Down Menü auf. Ist dir nur die Abfrage wichtig, ob dein Kunde privat versichert ist, ist hier auch ein Checkfeld möglich.
Je nachdem um welche Information es sich handelt, ist es wichtig, alle vorherigen Eingaben des Kunden im Verlauf zu sehen oder nur den aktuellsten Eintrag anzeigen zu können. Dafür kannst du nun entweder alle Daten, z.B. für eine Buchungshistorie, speichern ("Kopie erstellen") oder nur den letzte Eintrag anzeigen und speichern ("Daten überschreiben").
Nun bestimmst du, ob du das Datenfeld bei jeder Leistung abfragen möchtest oder nur bei ganz bestimmten. Mehrere Informationen über die Leistungen findest du hier.
💡Manche Kundendaten, wie Name und E-Mail Adresse, möchtest du vermutlich bei allen Leistungen abfragen die du anbietest. Einige Datenfelder dienen aber auch einer sehr detaillierten Information, die nur für eine oder wenige Leistungen relevant ist – z.B. ob dein Kunde an einer Krankheit oder Allergie leidet, die bei einer bestimmten Behandlung zu Komplikationen führen kann.
Weitere Datenfeld Einstellungen
Zum Schluss kannst du das Datenfeld noch aktivieren, damit es in der Kundendatenbank erscheint und ausgefüllt werden kann.
💡Deine Kundendatenbank findest du im Bereich "Kunden > Kundenliste". Wenn du dort einen Kunden anklickst, werden dir alle Daten(felder) von ihm angezeigt.
Du legst in diesem Bereich außerdem fest, ob das Kundenfeld intern Pflicht ist, es also von einem deiner Mitarbeiter ausgefüllt werden muss oder nicht. Optional kannst du das Datenfeld auch für die Online Buchung aktivieren, so füllen es deinen Kunden bereits während der Buchung online aus.
Wenn du das Feld für die Online Buchung aktivierst, wählst du nun noch aus, ob das Feld direkt bei der Auswahl der Leistung angezeigt wird oder erst im letzten Schritt bei der Angabe der allgemeinen Kundendetails bevor der Termin endgültig gebucht wird.
Setzte nun noch ein Häkchen bei "Pflicht Online", wenn du möchtest, dass der Kunde ein Feld ausfüllen muss. Vergiss nicht alle Eingaben am Ende unten zu speichern.
Datenfelder kategorisieren
In der Übersicht deiner Datenfelder kannst du mit Hilfe des ↕️-Icons deine Datenfelder verschieben und einer anderen Kategorie zuordnen. Eine neue Kategorie erstellst du über das 📁-Symbol daneben.
Die Kategorien werden dir dann in der Kundendetailansicht angezeigt.
Anhand der Farben links an den Datenfeldern kannst du übrigens erkennen in welchem Status sich das Datenfeld befindet.
grau – das Datenfeld ist weder in der Kundendatenbank veröffentlicht noch aktiviert für Online Buchung
gelb – das Datenfeld ist in der Kundendatenbank verfügbar, jedoch nicht für die Online Buchung aktiviert
grün – das Datenfeld ist sowohl in der Kundendatenbank aktiviert, als auch bei der Online Buchung verfügbar
Datenfelder helfen dir dabei, alle für dich relevanten Kundendaten bei der Online Buchung oder beim Anlegen eines neuen Termins abzufragen. Somit bist du immer perfekt auf den nächsten Kunden vorbereitet.