Hier ist, was Sie wissen müssen:

• Wenn Sie ein Classic-Konto haben, können Sie die vordefinierten "Customer essential"-Felder verwenden, aber Sie können keine eigenen Datenfelder schreiben

• Wenn Sie einen Premium- oder Enterprise-Account haben, können Sie Ihre eigenen Datenfelder hinzufügen und verwalten. Für eine kostenlose Testversion können Sie direkt von Ihrem TIMIFY-Konto ein Upgrade durchführen

• Eine vollständige Erklärung der Einstellung für eindeutige Identifikator-Felder finden Sie hier.

• Eine kurze Erklärung, wie Sie ein Datenfeld deaktivieren können, finden Sie hier.

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Wie dieser Artikel aufgebaut ist:

1. Was sind Datenfelder? Ein Überblick

2. Wie man ein Datenfeld hinzufügt

3. Datenfeldeinstellungen erklärt

4. Tipps und hilfreiche Dinge, die man wissen sollte

5. FAQs.

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1. Was sind Datenfelder? Ein Überblick

Sie möchten bestimmte Informationen von Ihren Kunden im Vorfeld, vor ihrem Termin, erhalten? Und diese in ihrer Kundenakte oder in der Buchungsakte speichern? Daten wie eine Versicherungsnummer, eine Anzuggröße oder andere wichtige Informationen - etwa eine Lebensmittelallergie?

Nun, genau das können Sie tun - indem Sie Ihre eigenen Datenfelder schreiben. Sie können die Felder auf so viele Leistungen und/oder Gruppen anwenden, wie Sie möchten, und sie für diese Leistungen und Gruppen in Ihrem Buchungs-Widget und/oder in Ihrem Kalender anzeigen lassen, wenn Sie eine neue Buchung hinzufügen.

Darüber hinaus können Sie sie optional oder obligatorisch ausfüllen - das heißt, die Buchung wird nur gespeichert, wenn alle erforderlichen Datenfelder ausgefüllt werden.

Schauen wir uns ein Beispiel an. Hier sehen Sie, wie die Datenfelder Ihren Kunden im Buchungs-Widget angezeigt werden, nachdem ein Kunde auf den Service oder die Gruppe geklickt hat:

...und so werden sie angezeigt, wenn Sie den Dienst oder die Gruppe manuell in Ihrem Kalender hinzufügen. Hinweis: Sie erscheinen, nachdem Sie den Dienst/die Gruppe und den Kunden ausgewählt haben:

2. Wie Sie ein Datenfeld hinzufügen

Bevor Sie ein Datenfeld hinzufügen können, müssen Sie eine neue Kategorie hinzufügen. Gehen Sie zum oberen Rand des Datenfeldfensters und klicken Sie auf die Schaltfläche "neue Kategorie":

Wir haben unsere Kategorie "Familienportrait-Vorlieben" genannt und drei Datenfelder hinzugefügt. Sie fügen Datenfelder hinzu, indem Sie auf die rote "+"-Schaltfläche klicken:

►Tipp: die ersten 42 Zeichen eines Datenfeldes werden im Buchungsfenster im Kalender angezeigt, und 80 Zeichen im Buchungs-Widget. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Länge Ihres Datenfeldes so kurz wie möglich zu halten.

Wenn Sie ein Datenfeld hinzufügen, gibt es bestimmte Optionen, aus denen Sie wählen müssen:

• Feldtyp auswählen

Wenn Sie ein Feld hinzufügen wollen, werden Sie feststellen, dass es ein Dropdown-Menü mit vielen Optionen gibt.

Sie können zwischen den folgenden Feldtypen wählen:

• Adresse, E-Mail, Telefon: dies sind alles gerade Felder, die mit einem einzelnen Datenerfassungsfeld darunter erscheinen

• Datum: ein Datum muss aus einem Dropdown-Kalender ausgewählt werden

• Kontrollkästchen: Es erscheint ein Kontrollkästchen, das ausgewählt (angekreuzt) oder leer gelassen werden kann. Dies ist praktisch, wenn Sie eine einfache Ja/Nein-Datenabfrage haben.

• Dropdownfeld "Mehrere Einträge": Sie können mehrere Datenoptionen eingeben, aus denen der Benutzer wählen kann. Es darf nur eine Option ausgewählt werden. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel, wie Sie Optionen hinzufügen können...

Und hier ist, wie das Feld im Buchungs-Widget erscheint...wie Sie sehen können, kann der Benutzer nur eine Option wählen.

• Textfeld (ein- oder mehrzeilig): wählen Sie mehrzeilig, wenn Sie das Schreiben einiger Sätze zulassen wollen; einzeilig schränkt die Texterlaubnis ein

• Zeitzone: eine Zeitzone kann ausgewählt werden

►Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Datenfeldtyp wählen, bevor Sie auf Speichern drücken! Sie können einen Datenfeldtyp nicht mehr bearbeiten, nachdem Sie ihn gespeichert haben. Sie können das Datenfeld nur löschen und ein neues Datenfeld mit dem richtigen Datenfeldtyp erstellen.

►Tipp: können Sie alle Datenfelder zu Pflichtfeldern machen.

• Datenfeld-Speichertyp auswählen

Sie haben zwei Speichertyp-Optionen: Kundenfeld oder Buchungsfeld. Im Folgenden erklären wir den Unterschied.

Kundenfeld: Die Daten werden in der Kundendatei gespeichert und sind dort einsehbar, nicht in der Buchung. Die Daten werden jedes Mal überschrieben, wenn ein neuer Wert eingegeben wird.

Wenn Sie das Datenfeld für die Online-Buchung verfügbar machen, werden die Datenfelder immer angezeigt

Anwendungsfall: Dies funktioniert gut für Daten, von denen Sie nur die aktuellste Version benötigen, z. B. eine Versicherungsnummer.

Buchungsfeld: Die Daten werden in der Buchungsdatei, nicht in der Kundendatei, gespeichert und sind dort sichtbar.

Anwendungsfall: Dies funktioniert gut, wenn Sie Daten verfolgen wollen, die sich ändern. Angenommen, Sie sind ein Friseur, dann könnten Sie ein Datenfeld "Haarfärbe-Referenznummer" anlegen und die genaue Farbreferenz für die Farbbehandlung des Kunden aufzeichnen. Dies ist etwas, das sich bei jedem Termin leicht ändern kann. Sie möchten vielleicht auf frühere Einträge verweisen können.

Hinweis: Im obigen Fall würden Sie dieses Feld nicht in Ihrem Buchungs-Widget für Kunden zum Ausfüllen anzeigen lassen, da es nur für Ihre internen Zwecke bestimmt ist. Wir erklären mehr dazu im nächsten Abschnitt.

• Zu Dienst(en)/Gruppe(n) zuordnen

Wählen Sie einfach die Dienste und Gruppen aus, für die Sie dieses Feld anzeigen lassen möchten. Es gibt keine Einschränkungen, und Sie können jederzeit zurückkommen und diese Auswahlen bearbeiten.

3. Datenfeldeinstellungen erklärt

• Aktivieren als eindeutiger Identifikator

Diese Einstellung verhindert, dass mehrere Dateien für denselben Kunden angelegt werden. Das System prüft die für dieses Feld angegebene Eingabe gegen eventuell vorhandene Einträge. Werden die gleichen Daten in einer bestehenden Kundendatei gefunden, wird die Buchung der Kundendatei mit der gleichen E-Mail zugeordnet.

►Tipp: schlagen wir vor, dass Sie "Vorname", "Nachname", "E-Mail" und "Telefon" als eindeutige Bezeichner aktivieren und zu Pflichtdateien machen. Das bedeutet, dass das System automatisch die richtige Kundendatei findet und alle Buchungen der gleichen Datei zuordnet. Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie in unserem Artikel über den eindeutige Identifikator.

• Aktivieren Sie das Feld für die Onlinebuchung:

Das Feld wird nur angezeigt, wenn Sie diese Option ankreuzen. Einmal aktiviert, erscheint es automatisch bei Kalenderbuchungen. Das Ausfüllen bleibt "optional", es sei denn, Sie wählen "Obligatorisch machen: Feld muss ausgefüllt werden, um die Buchung zu speichern". Hinweis: Sie können jederzeit zurückkommen und das Feld wieder deaktivieren.

Sie haben dann die Möglichkeit, ob es in Ihrem Buchungs-Widget angezeigt werden soll: "Feld für Onlinebuchung aktivieren". Wenn Sie dies auswählen, haben Sie die Möglichkeit, das Datenfeld vor oder nach der Auswahl der Leistung durch den Kunden anzeigen zu lassen.

►Tipp: Die meisten Benutzer bevorzugen es, die Felder danach anzuzeigen, da dies verhindert, dass das Buchungs-Widget zu sehr mit Text überladen wird.

4. Tipps und hilfreiche Dinge, die Sie wissen sollten

Datenfeldanzeige in der Web-App:

Fällt Ihnen im obigen Bild auf, dass das E-Mail-Feld einen gelben Streifen hat, das Vornamenfeld einen grünen Streifen und das Festnetzfeld aus gegraut ist? Grün bedeutet, dass das Feld für die Online-Buchung über das Widget und für die Kalendernutzung aktiviert ist; gelb, dass das Feld nur für die Kalendernutzung aktiviert ist, und aus gegraut zeigt, dass das Feld derzeit deaktiviert ist.

5. FAQs

Q. Was passiert mit meinen Daten, wenn ich ein Datenfeld lösche?

Alle Ihre Daten gehen dann verloren. Deshalb empfehlen wir Ihnen dringend, Felder zu deaktivieren, anstatt sie zu löschen. Alle Ihre Daten werden gespeichert und Sie können immer noch darauf zugreifen; und wenn Sie Ihre Meinung ändern, können Sie das Feld jederzeit wieder aktivieren.

Q. Kann ich die für Datenfelder vorgegebenen Einträge bearbeiten?

A. Ja, Sie können jederzeit Einträge eingeben.