Wie eine Buchungssoftware Erfahrungen mit öffentlichen Dienstleistungen verbessert

Die Pandemie hat die Kundenbeziehungen nachhaltig verändert.

Sowohl der private als auch der öffentliche Sektor waren gezwungen herauszufinden, wie sie digitale Dienstleistungen und Produkte effektiv und bequem für Kunden bereitstellen können.

Während der private Sektor vor allem die bestehenden digitalen Dienste verbessert hat, war der öffentliche Sektor gezwungen, sich vollkommen auf die Digitalisierung von Prozessen und Erfahrungen zu konzentrieren, die lange Zeit nur mit persönlichen Begegnungen möglich waren.

"Der private Sektor hat die Digitalisierung vorangetrieben, um die Kundenerfahrungen zu verbessern, und die Menschen erwarten nun, dass die staatlichen Dienste dasselbe tun. Das war schon vor der Pandemie so, aber jetzt hat Covid-19 die Erwartungen der Menschen an die Digitalisierung schneller denn je steigen lassen... dies ist der richtige Zeitpunkt, um die Bemühungen um ein Umdenken bei der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen zu verstärken und die Vorteile der digitalen Technologien zu nutzen.“ 

Das Vertrauen der Öffentlichkeit in digitale öffentliche Dienste steigt während der Pandemie rapide an, allerdings gibt es noch einiges zu tun – techUK

Für einige öffentliche Einrichtungen bedeutete dies, dass der digitalen Transformation endlich Priorität eingeräumt und diese auch angenommen wurde, was zu einigen tiefgreifenden Veränderungen in diesem Sektor führte.

Im Folgenden analysieren wir einige dieser Veränderungen und wie sie mit der digitalen Terminverwaltungssoftware von TIMIFY auf jede Organisation des öffentlichen Sektors angewendet werden können.

24-Stunden-Zugang zum Service

Die meisten kommerziellen Unternehmen haben sich längst von dem Grundsatz "Bitte rufen Sie während der Öffnungszeiten zurück" verabschiedet und bieten die Möglichkeit, Dienstleistungen oder Erlebnisse rund um die Uhr online zu buchen und sogar Termine oder Veranstaltungen virtuell durchzuführen.

Darüber hinaus haben sich Chatbots und Social-Media-Kanäle für die Betreuung außerhalb der Geschäftszeiten etabliert, und Kunden können Termine online absagen oder verschieben.

Dies wird allmählich auch vom öffentlichen Sektor übernommen, wobei die Buchung von Terminen immer häufiger online angeboten wird und mit einem besseren Online-Support einhergeht.

Ressourcenmanagement

Öffentliche Dienstleistungen erfordern häufig persönliche Termine, oft in Verbindung mit Fachpersonal und Geräten. Dies stellt eine große Herausforderung für die Verwaltung der personellen und nicht personellen Ressourcen dar.

Die Managementstrukturen im öffentlichen Sektor sind oft kleinteiliger als in der Privatwirtschaft, da die verschiedenen Abteilungen oder Standorte über unterschiedliche Verfahren und mehr Autonomie verfügen.

Die Zuweisung von Ressourcen über ein komplexes Netzwerk von Abteilungen und Terminen kann ein Albtraum sein. Deshalb verwenden viele Unternehmen eine Terminverwaltungssoftware wie TIMIFY.

Ein System, das Mitarbeiter automatisch Veranstaltungen oder Termine zuweisen, Geräte und Räume reservieren und Änderungen sofort in einem gemeinsamen Kalender aktualisieren kann, gewährleistet eine genaue Ressourcenzuweisung und verhindert Doppelbuchungen.

Spontane Termine verbessern

Spontane Termine sind nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Arbeit vieler öffentlicher Einrichtungen. Überfüllte Wartebereiche und lange Wartezeiten können Kunden davon abhalten, Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, auch wenn dies oft zu ihrem eigenen Nachteil ist.

Das virtuelle Warteschlangensystem von TIMIFY ermöglicht es Besuchern, schnell ihre gewünschte Dienstleistung auszuwählen, den nächsten freien Termin zu erhalten und ihre Wartezeit über ein Smartphone zu beobachten.

Dies gibt den Kunden die Freiheit, außerhalb Ihrer Räumlichkeiten auf einen Termin zu warten und erst zurückzukehren, wenn ihr Termin ansteht.

Die Wartezeiten werden in Echtzeit aktualisiert, und die Kunden können die Warteschlange über ihr Handy verlassen. Abgesagte Termine werden sofort für andere Kunden verfügbar.

Dieser Komfort hat zur Folge, dass Besucher neue digitale Dienstleistungen viel eher in Anspruch nehmen, da es sich herumspricht. Zudem hat die Pandemie vielen die Augen für die Vorteile einer hochwertigen Automatisierung geöffnet.

Nutzen Sie die Macht der Daten

Der öffentliche Sektor verfügt bereits über eine Qualität und Quantität von Daten ihrer Nutzer, von der die meisten Unternehmen im privaten Sektor nur träumen können.

Das Problem ist, dass die Daten in verschiedenen Systemen digital und auf Papier verstreut in Abteilungen und unzusammenhängenden öffentlichen Einrichtungen gespeichert sind.

TIMIFY rationalisiert und standardisiert die Datenerfassung und bietet darüber hinaus ein umfassendes System zur Gewinnung von Erkenntnissen, das von der Erfahrung mit Terminen bis hin zu datengesteuerten organisatorischen Veränderungen alles ermöglicht.

Online-Antragsformulare können für verschiedene Dienststellen angepasst werden, um Daten genau so zu erfassen, wie sie benötigt werden, und zwar in einem einheitlichen Format.

Beschleunigen Sie die Terminbuchung, indem Sie Formulare vorab ausfüllen, Erinnerungen für bestimmte Kundengruppen festlegen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter am Empfang auf jeden Kunden vorbereitet sind.

Gleichzeitig bietet die zentralisierte Datenbank eine Vielzahl von benutzerdefinierten Kennzahlen, z. B. zu den gefragtesten Diensten, Spitzenzeiten, Stornierungsraten oder Engpässen bei den Ressourcen.