Wie TIMIFY das Ressourcenmanagement digitalisiert und gleichzeitig das Kundenerlebnis verbessert

Ein ausgebuchter Terminkalender ist ein Traum für jeden Unternehmer. Aber was passiert, wenn Ihr Unternehmen nicht die Kapazitäten hat, all diese Termine zu bewältigen?

Dieser Traum kann schnell zum Albtraum werden, wenn Mitarbeiter überlastet, Ihre Ausgaben unorganisiert oder Kunden unzufrieden sind.

Durch die Verbesserung Ihrer Ressourcenzuweisung, -nutzung und -prognose können Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter, Geräte und Ausgaben überwachen und verbessern.

Warum Sie Ressourcenmanagement nutzen sollten

Ressourcenmanagement hilft Ihnen, den optimalen Einsatz von Unternehmensressourcen und auch die fairste Arbeitsteilung für Ihre Mitarbeiter zu bestimmen.

Aber Ressourcenmanagement ist nur dann effektiv, wenn Sie es richtig umsetzen. Ressourcenmanagement bietet Ihnen:

• Bessere Ressourcenzuweisung:
  Durch die Ermittlung des Bedarfs an Personal, Räumen und Geräten können Sie diesen frühzeitig einplanen und Engpässe vermeiden.
• Weniger Überlastungen:
  Beliebte Mitarbeiter oder Anwendungen werden häufiger gebucht, wodurch es schnell zu einer Überlastung kommen kann. Mit dem Wissen, welche Mitarbeiter am häufigsten gebucht werden, können Sie eine Überarbeitung vermeiden und so die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
• Übersichtliche Ressourcenprognose:
  Daten helfen Unternehmen zu erkennen, welche Dienstleistungen sie wirklich erbringen und wie Geräte, Materialien und Dienstleistungen genutzt werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Ressourcenzuweisung regelmäßig auswerten und für die Zukunft planen.

Da Sie nun wissen, welche Vorteile das Ressourcenmanagement mit sich bringt, ist es an der Zeit, es umzusetzen. TIMIFY bietet viele wertvolle Funktionen für die optimale Planung Ihrer Ressourcen.

Ressourcen können direkt von unserer Software verwaltet oder über unsere REST-API in andere Verwaltungstools integriert werden.

Teammanagement

Die wertvollste Ressource eines jeden Unternehmens sind die Mitarbeiter. Zugleich sind sie die Ressourcen, die am meisten variieren. Mit den von TIMIFY entwickelten Features lassen sich Mitarbeiter mühelos einplanen.

Behalten Sie den Überblick über Ihren Dienstplan

Mitarbeiter haben unterschiedliche Arbeitszeiten, an denen sie verfügbar sind. Es kommen Urlaubs- und Krankheitstage hinzu oder sogar unterschiedliche Feiertage, wenn Sie Filialen in unterschiedlichen Regionen haben. All das kann im Dienstplan von TIMIFY berücksichtigt werden.

Bieten Sie Ihren Kunden an, Termine online zu buchen, stellt TIMIFY sicher, dass diese Faktoren automatisch mit Ihrem Kalender für Online-Buchungen synchronisiert werden. Wenn Sie bereits Microsoft Shifts für Ihren Mitarbeiterkalender verwenden, können Sie diesen mit TIMIFY synchronisieren.

Beachten Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Nicht nur die zeitliche und räumliche Verfügbarkeit von Mitarbeitenden ist für eine optimale Planung wichtig, sondern auch ihre Fähigkeiten und Qualifikation. Mit TIMIFY lassen sich Mitarbeitende mit bestimmten Leistungen verknüpfen, die nur sie ausführen können, z. B. ein Trainer im Fitnessstudio, der von der Krankenkasse bezahle Kurse anbieten kann. Anschließend sind diese Leistungen auch nur mit dem zugehörigen Mitarbeiter buchbar. An arbeitsreichen Tagen können Sie z. B. einstellen, dass diese Mitarbeitenden ausschließlich für diese Leistung gebucht werden können, um sie von anderen Aufgaben zu entlasten.

Planen Sie Mitarbeiter nach Auslastung ein

Es ist ein schmaler Grat zwischen der effizienten Nutzung Ihrer personellen Ressourcen und dem Sicherstellen eines qualitativ hochwertigen Kundenservices. Hierfür hat TIMIFY vor Kurzem ein wertvolles Feature entwickelt, das Ihnen dabei hilft: On-Site Footfall Mapping.

Zum einen können Sie sich die Buchungsfrequenz in Ihren Kalenderzellen farblich anzeigen lassen, wodurch Sie sehr schnell einen Überblick erhalten. Mit ihr können Sie die Höchst- und Tiefstwerte der Besucherzahlen vor Ort bis auf Stundenbasis verfolgen und die verschiedenen Ebenen in Ihren Kalenderzellen nach Farbe anzeigen lassen.

Dies ist hilfreich, um im Voraus den Einsatz Ihrer Mitarbeiter zu planen. Zudem kann Ihr Team die Arbeit besser einplanen.

Das Feature ist besonders hilfreich im Einzelhandel. Mit dem Blick auf die Kundenfrequenz können in den Stoßzeiten mehr Verkäufer auf der Verkaufsfläche eingeplant werden. In gemäßigter Auslastung können manche Mitarbeiter ins Lager geschickt werden, die bei Bedarf zurück in den Verkaufsraum kommen können. Bei niedrigem Kundenaufkommen können weniger Mitarbeiter eingeplant werden.

So lässt sich zum einen der Kundenservice aufrechterhalten und zum anderen das Personal besser einsetzen.

Sie können mit TIMIFY sogar einen Schritt weiter gehen und Ihre Tracking-Tools wie Tableou, über unsere Entwickler-API integrieren und somit den gesamten Prozess automatisieren.

Räume und Equipment managen

Erfolgreiches Ressourcenmanagement bedeutet auch, Räumlichkeiten und Equipment so zu organisieren, dass Sie den höchsten Nutzen aus ihnen ziehen können. Dafür müssen Sie wissen, für welchen Service diese erforderlich sind sowie wann und wie lange sie in Benutzung sind. TIMIFY hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

Legen Sie zu diesem Zweck für jeden Raum und jedes Gerät ein Profil an und verknüpfen Sie es mit einer Leistung. Legen Sie fest, welche Ressource zu welchem Zeitpunkt benötigt wird. Bei der Buchung einer Leistung wird das alles automatisch für die jeweilige Zeit eingeplant und reserviert und ist für andere Leistungen nicht mehr verfügbar.

Dies erleichtert den Alltag Ihres Teams enorm. Es muss nichts mehr manuell in den Kalender eingetragen und bei einer Umbuchung jede involvierte Ressource umgeplant werden. Dadurch werden Fehler und Doppelbuchungen nachweislich vermieden. Nun läuft alles automatisch und vereinfacht den Planungsprozess enorm.

Schauen wir uns am Beispiel eines Beauty-Salons an, wie es funktioniert. Sie können z. B. ganz einfach verschiedene Anwendungen gleichzeitig anbieten und alles mühelos planen. Ein Kunde bucht beispielsweise eine Wimpernfärbung und entscheidet sich während der Buchung gleich noch eine Maniküre mitzubuchen.

Für den ersten Teil wird automatisch ein Raum mit einer Liege für die komplette Zeit gebucht. Der zuständige Mitarbeiter wird für die benötigte Zeit zum Auftragen des Färbemittels und später zu dessen Entfernung gebucht. Zwischendurch ist er für andere Aufgaben verfügbar. Gleichzeitig wird anschließend ein Tisch für die Maniküre und ein anderer zuständiger Mitarbeiter gebucht.

Ressourcenprognose verbessern

Ein Vorteil des Ressourcenmanagements mit TIMIFY besteht darin, dass Sie über das TIMIFY Statistic Dashboard wertvolle Statistiken sammeln können, die Ihnen die notwendigen Daten liefern, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Es gibt mehrere Filter, die Sie anwenden können, um verschiedene Details Ihres Unternehmens im Allgemeinen oder für bestimmte Niederlassungen oder Regionen anzuzeigen. Sehen Sie beispielsweise, welche Mitarbeiter am häufigsten gebucht werden oder wer die meisten Krankheitstage hat. Nehmen Sie Änderungen vor, wenn beispielsweise einige Ihrer Mitarbeiter überarbeitet sind, während andere mehr Arbeit benötigen. Wenn ein bestimmter Service immer beliebter wird, stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Inventar verfügen, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Sie können auch einsehen, welche Zeiten am beliebtesten sind, um die Personalplanung zu verbessern. Sehen Sie, welche Räume am häufigsten genutzt werden. Lassen Sie diese bei Bedarf öfter reinigen oder richten Sie einen anderen Raum mit gleicher Ausstattung ein, damit Sie Ihre beliebtesten Dienstleistungen noch häufiger anbieten können.

Sie können auch verfolgen, wie oft bestimmte Geräte verwendet werden. Auf diese Weise können Sie sich weit im Voraus auf geplante Wartungsarbeiten vorbereiten oder im Laufe der Zeit für einen Ersatz sparen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Daten für Ihr Unternehmens nutzen können! Datengesteuerte Entscheidungen: Warum Daten der Schlüssel zum Unternehmenswachstum sind

Mit einem durchdachten Ressourcenmanagement können Sie die Zuweisung von Personal und Ausrüstung verbessern und wertvolle Daten über Ihr Unternehmen sammeln. Nutzen Sie Ihre Ressourcen effektiver und profitieren Sie vom Wachstum Ihres Unternehmens.

Wenn Sie Fragen haben, wie Sie mit TIMIFY Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen implementieren können, wenden Sie sich an unser Team auf unserer Website.