Reduzieren Sie die Wartezeiten Ihrer Patienten mit Hilfe effektiver Terminplanung

Wir alle haben es erlebt, wir alle hassen es und wir haben uns alle beschwert. Das Warten auf einen Termin mit dem Arzt in einem überfüllten Warteraum, oft länger als erwartet, macht niemandem Spaß. Vor allem, wenn Sie sich dann erneut anstellen müssen, um einen Folgetermin zu vereinbaren.

Es ist einer der Hauptgründe für Patientenbeschwerden und eines der Hauptprobleme, das Praxen dringend lösen müssen.

In der Tat zeigt ein Bericht über die Verbraucher im Gesundheitswesen aus dem Jahr 2019, dass 77% der Patientenkommentare zu Wartezeiten negativ sind und 20% den Arzt wechseln würden, wenn sie zu lange warten müssten https://nrchealth.com/wp-content/uploads/2018/12/2019-Healthcare-Consumer-Trends-Report.pdf​​​​​​​

Zeitmanagement und Patientenerfahrung müssen verbessert werden, aber wo soll man anfangen?

Die Anzahl derer Patienten, die zu spät kommen oder die sofortige Behandlung benötigen, wird unvermeidlich ansteigen. Da Sie hierauf keinen Einfluss haben, können Sie jedoch entsprechende Änderungen vornehmen, um Ihre Terminplanung so einfach wie möglich zu gestalten.

Viele Ärzte haben bereits unterschiedliche digitale Lösungen implementiert, andere hingegen sind immer noch vorsichtig, den Status Quo zu ändern. Die digitalen Lösungen bieten jedoch viele Facetten, sodass Sie als Arzt Ihre Prozesse nicht auf einmal völlig neu erfinden müssen. Sie können kleine Änderungen vornehmen, die sich dennoch erheblich auf das Zeitmanagement auswirken und die Frustration der Patienten verringern können.

Im Nachfolgenden sind einige Schritte aufgeführt, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen.

Schritt 1. Analysieren Sie das Buchungsverhalten Ihrer Patienten.

Um mit der patientenorientierten Gestaltung Ihres Buchungsplans in Ihrer Praxis zu beginnen, müssen Sie verstehen, wie Ihre Patienten Ihre Dienstleistungen buchen und nutzen. Was sind die beliebtesten Termine? Welche werden am häufigsten online oder telefonisch gebucht? Wann kommen Patienten ohne Termin vorbei? Welche sind die Zeiten, in denen im Wartezimmer, am Telefon und online am meisten los ist? Benötigen bestimmte Leistungen oder Spezialisten mehr Zeit als andere?

Erstellen Sie eine Tabelle oder ein anderes Dokument, das sich für Sie und Ihr Team eignet, und beginnen Sie zu dokumentieren, wie Ihre Praxis funktioniert. Achten Sie darauf, dass Ihr gesamtes Team an der Dokumentation der Informationen beteiligt ist.

Fügen Sie Informationen hinzu, um Folgendes zu definieren:

• Wie lange braucht der Arzt für eine Grunduntersuchung?
• Wie viel Zeit wird für spezielle Verfahren benötigt?
• Was sind die häufigsten Termine und welche Räume und Geräte werden benötigt?
• Wie viele Patienten kommen ohne Termin zu Ihnen?
• Wie lange dauert eine telefonische Terminbuchung?
• Zu welchen Tageszeiten erhält der Empfang die meisten Anrufe?
• Wie viele Patienten kommen nicht zu vereinbarten Terminen?
• An welchen Wochentagen ist am meisten los?

Diese Informationen werden Ihnen klarere Anhaltspunkte liefern, womit Sie die Planung Ihrer Ressourcen verbessern können. Entscheiden Sie, ob Sie nur an bestimmten Tagen Termine telefonisch oder online buchen lassen möchten. Entscheiden Sie, ob bestimmte Termine vor oder nach dem Arztbesuch eine obligatorische Pufferzeit haben sollen. Besprechen Sie mit Ihrem Team Verbesserungsmöglichkeiten des Zeitplans und setzen Sie diese um.

Schritt 2. Treffen Sie Entscheidungen basierend auf relevanten Auswertungen

Wechseln Sie zu einem gemeinsam nutzbaren Online-Kalender

• Verwenden Sie für Ihr internes Team einen gemeinsamen Kalender. Dies sollte die Übersichtlichkeit und die interne Kommunikation verbessern und Buchungsfehler reduzieren. 
• Stellen Sie sicher, dass Sie einen Kalender und einen Buchungsplan nutzen, der auf mehreren Geräten verfügbar ist, sodass Sie und Ihr Team auf Änderungen reagieren können.
• Suchen Sie sich ein System, mit dem Sie vor, während und nach einem Termin Patienteninformationen sammeln können. Mit TIMIFY haben Sie die Möglichkeit sowohl den Buchungsprozess als auch die Fragen an Ihre Patienten individuell an Ihre Praxis anzupassen und stets die gewünschten Daten abzurufen. Auf diese Art und Weise erhalten Sie vorab zu einem Termin die relevanten Informationen, die Ihnen eine perfekte Beratung ermöglicht, um somit die Zeit während des Termins optimal zu nutzen.

Bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit, online Termine zu buchen

• Wechseln Sie zu einem Online-Terminkalender, der flexibel genug ist, um unterschiedliche Servicezeiten zu verwalten, und der täglich bearbeitet oder aktualisiert werden kann. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Sie während bestimmten Tageszeiten "Leerzeiten" haben, können Sie genau diese Zeiten für eine Online-Buchung anbieten.
• Suchen Sie nach einer flexiblen Software, die sich ganz einfach an die Bedürfnisse Ihrer Praxis, Ihres Personals und Ihrer Patienten anpassen lässt. Finden Sie ein System, das es Ihnen ermöglicht, auch Ihre Behandlungszimmer, Ausrüstungen oder Geräte zu verwalten und/oder die Vor- und Nachbereitungszeiten der Leistungen zu ergänzen.
• Probieren Sie kostenlose Testversionen von Softwarelösungen aus! Auch TIMIFY bietet eines an, für das Sie sich hier anmelden können.
• Sie haben noch Zweifel über den Mehrwert einer Online-Terminbuchungssoftware? Dann lesen Sie u.a. auch folgenden Artikel: https://blog.timify.com/de/online-buchungsmythen-aufgedeckt-medizinbranche/

Senden Sie Terminerinnerungen, um verpasste Termine zu minimieren

• Falls Sie das Problem haben, das Patienten nicht zu vereinbarten Terminen erscheinen, senden Sie Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS. Eine Erinnerung kann Terminausfälle um bis zu 40% reduzieren.

Versuchen Sie, Ihren Zeitplan einzuhalten

• Respektieren Sie Ihren Terminplan. Ermutigen Sie die Patienten, pünktlich zu erscheinen, und stellen Sie sicher, dass Änderungen in letzter Minute auf ein Minimum beschränkt werden. Ärzte sollten sich auch bemühen, den Zeitplan so genau wie möglich einzuhalten.
• Sein Sie realistisch was die Dauer eines Termins und die Pufferzeiten dazwischen betrifft. Wenn bereits zu Beginn des Tages die Dauer eines Termins vom Kalender abweicht, wird der Zeitplan niemals korrekt sein.

Schritt 3. Kommunikation ist der Schlüssel.

• Wenn Sie Änderungen vornehmen, teilen Sie Ihren Patienten mit, warum sie vorgenommen werden und welche Vorteile sich daraus ergeben. Falls Sie eine Online-Buchungsoption einführen, verdeutlichen Sie, dass nun auch außerhalb der Öffnungszeiten rund um die Uhr Termine gebucht werden können.
• Legen Sie Flyer im Wartezimmer aus, in denen Sie die Neuheiten vorstellen. Zeigen Sie, dass Sie daran arbeiten, das Patientenerlebnis zu verbessern, und dass Sie Ihre Zeit und die Zeit der Patienten schätzen. Verwenden Sie QR-Codes in Ihren Druckmedien, damit Ihre technisch versierten Patienten sofort auf die Online-Terminbuchung zugreifen können. In unserem Blog erfahren Sie, wie Sie Ihre Online-Buchungsservices auf verschiedene Weise bewerben können: https://blog.timify.com/de/steigern-aufmerksamkeit-online-terminbuchungsservice/
• Einige Verzögerungen bleiben unvermeidlich. Wenn Sie jedoch das Patienten vorab über einen Verzug informiert, kann das helfen. Gibt eine Erklärung für die Verzögerungen, z. B. eine Reihe von Notfällen oder ein abwesender Mitarbeiter. Bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit, einen Termin auf einfache Weise zu verschieben, wenn er dies wünscht.
• Durch die Integration einer Online-Buchungslösung wie TIMIFY wird die Kommunikation mit Ihren Patienten automatisch abgewickelt. Sobald sie eine Buchungsbestätigung erhalten haben, können sie einen Termin selbst stornieren oder verschieben, ohne dass sie anrufen müssen oder auf einen Mitarbeiter am Empfang angewiesen sind.

Diese Tipps sollen Ihnen helfen, die Herausforderungen in Ihrer Praxis zu analysieren und zu planen, wie Sie diese mit digitalen Technologien angehen können. Patienten erwarten zunehmend mehr Flexibilität, Komfort und Zuverlässigkeit bei den von ihnen genutzten Services. Die medizinischen Dienstleistungen stellen dabei keine Ausnahme dar. Wie in jeder modernen Branche kann Stillstand und das Ignorieren technologischer Entwicklungen dazu führen, dass man zurückbleibt.

TIMIFY bietet eine ganzheitliche Lösung für Praxen, unabhängig von Größe oder Schwerpunkt. Kontaktieren Sie uns noch heute, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie mit unserer Online-Planungslösung sowohl Ihr Zeitmanagement als auch Ihre Patientenerfahrung optimieren können.