Wie man ein einwandfreies Mitarbeiter-Onboarding-Erlebnis schafft

Bei der Diskussion über bewährte Verfahren für die Einarbeitung von Mitarbeitern denken viele Menschen immer noch an den bloßen Prozess der Einstellung neuer Teammitglieder. Zum erfolgreichen Onboarding von Mitarbeitern gehört jedoch viel mehr.

Das Onboarding von Mitarbeitern ist in der Tat ein langer, komplexer und sich ständig weiterentwickelnder Prozess, den Unternehmenseigentümer und Manager befolgen sollten, wenn sie die Leistung, Zufriedenheit und Rentabilität ihrer Mitarbeiter steigern wollen.

Wenn Sie mehr über das Onboarding von Mitarbeitern erfahren möchten und wissen möchten, wie Sie einen reibungslosen Prozess für jede neue Person in Ihrem Team gestalten können, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden.

Onboarding von Mitarbeitern: Was genau ist das?

Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein ganzheitlicher Prozess, bei dem es darum geht, neue Talente zu rekrutieren, sie richtig und konsequent auszubilden, sie im Laufe der Zeit zu fördern und sie zu befähigen, ihre beste Leistung zu erbringen.

Kurz gesagt geht es beim Onboarding darum, Ihre neuen Teammitglieder kurz- und langfristig zu erstklassigen Leistungsträgern für Ihr Unternehmen zu machen. Dies erfordert weit mehr als das Verfassen einer ansprechenden Stellenanzeige oder die Organisation einiger interaktiver Workshops, in denen sie mit Ihren Systemen und Prozessen vertraut gemacht werden.

Psychologie und emotionale Bindung sind zum Beispiel wichtige Bestandteile einer erfolgreichen Einarbeitung von Mitarbeitern. Es ist auch wichtig zu betonen, dass gute Onboarding-Praktiken eine ähnlich positive Wirkung auf Unternehmer und Manager haben, nicht nur auf die Mitarbeiter.

Ein hervorragender Onboarding-Prozess trägt unter anderem dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu verbessern, die Fluktuationsrate zu senken, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und den Umsatz zu erhöhen.

Sieben Schritte für ein perfektes Mitarbeiter-Onboarding-Erlebnis

Wie können Sie ein einwandfreies Onboarding-Erlebnis für Ihre Mitarbeiter entwerfen, entwickeln und bereitstellen und von all den genannten Vorteilen profitieren? Im Folgenden finden Sie sieben Möglichkeiten, wie Sie dies jedes Mal erreichen können, wenn Sie ein neues Teammitglied willkommen heißen.

1. Rekrutieren Sie außergewöhnliche neue Talente 

Jede Einarbeitung von Mitarbeitern beginnt mit der Einstellung neuer Mitarbeiter. Und jeder Einstellungsprozess sollte sich auf die folgenden Punkte konzentrieren:

• Hervorhebung der Werte, der Mission und der Vision Ihres Unternehmens
• Die zu besetzende Stelle beschreiben, indem so viele Informationen wie möglich bereitgestellt werden, einschließlich Arbeitszeiten und -regelungen (z. B. flexible Tage oder gemischte Arbeitszeiten), Gehaltsspanne und Vorteile/Boni
• Eine einfache, schnelle und effiziente Möglichkeit für Kandidaten schaffen, sich auf die freie Stelle zu bewerben
• Sich die Mühe machen, jedem abgelehnten Bewerber eine persönliche Antwort mit detailliertem Feedback und einer Begründung der Entscheidung zukommen zu lassen
• Möglichst baldige Kontaktaufnahme mit geeigneten Kandidaten, um ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren

Denken Sie daran, auch Ihren Posteingang im Auge zu behalten und Ihre Anrufliste regelmäßig zu überprüfen, um keine Nachricht oder keinen Anruf eines potenziell interessanten Bewerbers zu verpassen oder zu übersehen.

2. Heben Sie die Bedeutung von Eingliederung und Vielfalt hervor

Einer der bemerkenswertesten Aspekte, den Ihre Stellenanzeige enthalten sollte, ist zweifelsohne eine Erklärung zur Integration und Vielfalt. Wenn Sie zeigen, dass Bewerber mit unterschiedlichem Hintergrund und aus allen Gesellschaftsschichten unterstützen und ermutigen, sich auf die Stelle zu bewerben, präsentiert sich Ihr Unternehmen als moderner, zukunftsorientierter und aufgeschlossener Arbeitsplatz.

Denken Sie jedoch daran, dass Ihrer Erklärung immer konkrete Maßnahmen folgen sollten. Ein entscheidender Teil der Einarbeitung von Mitarbeitern ist die Durchführung von Workshops, Schulungen und anderen Veranstaltungen, die darauf abzielen, die Integration und Vielfalt Ihrer Belegschaft zu fördern und zu würdigen.

3. Führen Sie Ihre neuen Teammitglieder herum

Sie können Ihren neuen Mitarbeiter den Rest des Teams während des wöchentlichen Stand-up-Meetings vorstellen. Auf diese Weise können sie sich schnell und zwanglos miteinander vertraut machen und einen Eindruck davon gewinnen, wie Ihr Team arbeitet und was bei diesen Treffen besprochen wird.

Wenn Ihr Kandidat im Büro arbeiten wird, können Sie ihm den Hauptsitz des Unternehmens zeigen, damit er ein besseres Gefühl für das Arbeitsumfeld bekommt, einschließlich der verwendeten Werkzeuge und Geräte, der vorhandenen Einrichtungen und anderer praktischer Aspekte wie Parkplätze, Toiletten und mehr.

4. Machen Sie es offiziell mit einem Angebotsschreiben

Auch wenn Sie ein SaaS-Unternehmen oder ein sehr technisches Start-up betreiben, bedeutet das nicht, dass Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nicht ein gutes, altmodisches Angebotsschreiben schicken sollten. Eine Begrüßung in Ihrem Unternehmen ist ein Zeichen der Anerkennung, der Wertschätzung und des Engagements Ihrerseits.

Ihr Schreiben kann entweder per Post oder per E-Mail verschickt werden, sollte aber in beiden Fällen folgende Angaben enthalten: 

• Eine Willkommensnachricht an Ihren neuen Mitarbeiter
• Ein paar Zeilen, dass Sie dankbar sind, ihn/sie in Ihrem Team zu haben 
• Wann die Stelle angetreten wird
• Welche Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten er/sie haben wird
• Wie lange die Arbeitszeit sein wird 
• Wo er/sie arbeiten wird 

5. Begrüßen Sie sie an Bord

Sobald Ihr neuer Bewerber das Angebotsschreiben unterschrieben und zurückgeschickt hat, kann er anfangen – und Sie können mit der täglichen Einarbeitung beginnen.

Stellen Sie sicher, dass Sie am ersten Tag Ihres neuen Mitarbeiters eine "Begrüßungsnotiz" für den Rest des Teams bereithalten. Ebenso kann es hilfreich sein, ein "Meet and Greet" mit anderen Teammitgliedern, Unternehmensleitern und Mitarbeitern zu organisieren.

Die ersten Wochen in Ihrem Unternehmen sind ausschlaggebend dafür, ob Ihr neuer Mitarbeiter langfristig bleiben wird oder nicht. Aus diesem Grund müssen Sie sie konsequent schulen und unterstützen - aber vermitteln Sie ihnen nicht den Eindruck, Sie seien ein Mikromanager.

Es kann schwierig sein, das richtige Gleichgewicht zwischen dem Angebot von Hilfe und konstruktiven Ratschlägen und der Selbstständigkeit Ihres Mitarbeiters zu finden. Dies ist jedoch ein weiterer wesentlicher Aspekt, der für eine großartige Erfahrung beim Onboarding von Mitarbeitern sorgt.

6. Halten Sie das Engagement mit der Zeit aufrecht

Kaum etwas ist für einen neuen Mitarbeiter unangenehmer als die Tatsache, dass das Interesse an seiner Person im Laufe der Wochen oder Monate rapide abnimmt. Tatsächlich brauchen – und erwarten – neu eingestellte Mitarbeiter zumindest im ersten Jahr in ihrer neuen Rolle eine konstante Motivation und ein ständiges Engagement.

In dieser Zeit ist es wichtig, dass Sie ihnen helfen, solide, authentische und befähigende Beziehungen zum Rest des Teams aufzubauen. Wenn Sie einige Ideen brauchen, können Sie einen (oder mehrere) der folgenden Ansätze ausprobieren:

• Planen Sie regelmäßige teambildende Veranstaltungen und Aktivitäten
• Besprechen Sie sich alle zwei Wochen mit Ihrem neuen Mitarbeiter in Einzelgesprächen.
• Organisieren Sie regelmäßige Betriebsausflüge in informellem, entspanntem, nicht geschäftlichem Rahmen
• Loben und würdigen Sie Ihren neuen Mitarbeiter, wenn er etwas Gutes und Wichtiges geleistet hat.
• Bitten Sie immer wieder um Feedback und zeigen Sie, dass Ihre (metaphorische) Tür immer offen ist, wenn Ihr Mitarbeiter Unterstützung, Anleitung oder Motivation braucht.

7. Arbeiten Sie mit den richtigen Tools und Technologien

Künstliche Intelligenz und Tools für maschinelles Lernen sind das A und O, wenn es darum geht, ein reibungsloses, ansprechendes und vollständig angepasstes Mitarbeiter-Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten.

Haben Sie zum Beispiel schon einmal über die Integration von Chatbots nachgedacht? Untersuchungen haben gezeigt, dass einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Chatbots in Ihrem Unternehmen folgende sind:

• Höheres Engagement und Motivation der Mitarbeiter
• Ständig verfügbare Fehlerbehebung
• Personalisierter Support
• Kosten- und Zeitersparnis

Software für die Zusammenarbeit ist ein weiteres hervorragendes Instrument, das Sie in Ihr Onboarding-Programm für Mitarbeiter aufnehmen sollten. Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, die es Teammitgliedern ermöglichen, auf einfache, schnelle und sichere Weise abteilungsübergreifend und manchmal sogar an verschiedenen geografischen Standorten zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie beispielsweise ein hybrides Büro führen, hilft Ihnen der Einsatz von kollaborativer Software dabei, ein hohes Maß an Leistung, Produktivität und Engagement Ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert, motiviert und zufrieden sind.

Das Wesentliche

Das Onboarding von Mitarbeitern geht weit über die einfachen Einstellungs- und Schulungsprozesse hinaus. Für ein Unternehmen, das ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis für seine Mitarbeiter konzipieren, entwickeln und bereitstellen möchte, sind mehrere weitere Faktoren entscheidend.

In diesem Leitfaden sind wir der Frage nachgegangen, wie Sie Ihren neuen Mitarbeitern eine optimale Einarbeitung ermöglichen können. Wir haben uns auf Bereiche wie regelmäßige Schulungen und den Einsatz von Tools für die Zusammenarbeit konzentriert und Möglichkeiten erörtert, wie Sie Ihre neuen Mitarbeiter konstant beschäftigen, motivieren und zu Höchstleistungen anspornen können.

Wenn Sie eine Strategie für das Onboarding von Mitarbeitern entwickeln und umsetzen wollen, ist es wichtig, dass Sie all diese verschiedenen Aspekte berücksichtigen. Nur so können Sie ein Onboarding-Erlebnis bieten, das die Erwartungen Ihrer neuen Mitarbeiter übertrifft, die Arbeitsmoral steigert und eine maximale Bindung von Talenten gewährleistet.