E-Government-Lösungen in Zeiten von Corona 
- Warum Regierungsstellen TIMIFY brauchen

Regierungsbehörden müssen wie jedes andere Unternehmen die neuen Covid-19-Vorschriften einhalten, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und Besucher zu gewährleisten. TIMIFY - ein Online-Termin- und Ressourcenmanagementsystem - macht es einfach, Erfahren Sie, wie der öffentliche Sektor von der Einführung einer Terminbuchungssoftware profitieren kannüberfüllte Warteräume zu vermeiden und Richtlinien zur sozialen Distanzierung zu befolgen. Selbst wenn die Sicherheitsbestimmungen gelockert werden, profitieren Nutzer weiterhin erheblich von TIMIFYs Vorteilen und Anwenderfreundlichkeit.

Die Corona-Krise liefert Regierungsbehörden die notwendige Begründung für die Implementierung neuer digitalisierter Dienste. Das Wichtigste ist, dass diese Dienste die Sicherheit der Öffentlichkeit gewährleisten. Während Regierungsbehörden zunehmend E-Government-Lösungen einsetzen, kann TIMIFY beides bieten: verbesserte digitale Dienste für Nutzer bei gleichzeitiger Gewährleistung ihrer Sicherheit.

Was sind die Vorteile der Online-Terminplanung?

Da es für viele Government-Services erforderlich ist, dass Bürger persönlich erscheinen, ist es wichtiger, dass die spezifischen Hygienevorschriften eingehalten werden. So muss in vielen Ämtern der Besucherstrom kontrolliert werden. 

Die Vergabe von Online-Terminen bietet hier eine erfolgreiche Lösung, um die Zugänglichkeit und Effizienz bei der Bereitstellung öffentlicher Dienste zu ermöglichen. 

Das Online-Terminmanagement bietet sowohl Führungskräften und Mitarbeitern als auch Bürgern wesentliche Vorteile.

Die Hauptvorteile der Online-Terminbuchung:

• Steuerung des Kundenaufkommens
• Entlastung des Wartebereichs
• Planbarere Arbeitsabläufe
• Ausgleich von Personalengpässen
• Verbesserung der Arbeitsatmosphäre
• Höhere Mitarbeiterkapazität
• Erhöhte Mitarbeiter- und Bürgerzufriedenheit 

Wie verbessert TIMIFY die digitalen Government-Services?

• Online-Buchung anbieten: Geben Sie Kunden die Möglichkeit, ihren Wunschtermin auf all Ihren Kommunikationskanälen zu durchsuchen, ihn direkt online zu buchen und das zu jeder Zeit.
• Separate Buchungslinks erstellen: Lassen Sie Bürger einen Termin direkt bei ihrem zuständigen Sachbearbeiter oder in bestimmten Abteilungen buchen, indem Sie eindeutige Buchungslinks freigeben.
• Buchungsfelder individualisieren: Fragen Sie während der Buchung eines Termins bereits die wichtigsten Daten ab, damit die sicher sein können, dass zum Termin alles Nötige (z.B. erforderliche Dokumente etc.) vorhanden sind. 
• Kontaktketten nachverfolgen: Mit dem Online-Buchungssystem haben Sie eine Aufzeichnung darüber, wer zu bestimmten Zeiten zusammen vor Ort war, sowie die relevanten Kontaktinformationen, falls dies im Zusammenhang mit einer Covid-19-Infektion erforderlich sein sollte.
• Barrierefreiheit sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass alle Besucher problemlos auf Government-Services zugreifen können. Bei der Buchung von Terminen können Besucher auf eventuelle Einschränkungen hinweisen, sodass entsprechende Vorkehrungen vor Ort getroffen werden können.
• Erinnerungen versenden: Verschicken Sie Erinnerungs-E-Mails, damit kein Termin mehr vergessen wird. Bieten Sie auch die Möglichkeit, einen Termin zu verschieben. Bei der Stornierung eines Termins wird das Zeitfenster für andere Person verfügbar.
• Pufferzeiten einplanen: Fügen Sie Pufferzeiten zu bestimmten Terminen hinzu, um Zeit für Vor- und Nachbereitungen einzuplanen. In Zeiten von Corona kann die Funktion außerdem genutzt werden, um Reinigungsmaßnahmen zwischen den Termin durchzuführen.
• Unterschiedliche Terminlängen einstellen: Legen Sie unterschiedliche Längen für unterschiedliche Termine fest. Diese wird automatisch in den Kalender eingetragen, sobald ein Service gebucht wird.
• Gruppenveranstaltungen organisieren: Verwalten Sie die Online-Buchung für Gruppenveranstaltungen (z.B. Bürgerversammlungen) jeder Größe mithilfe von benutzerdefinierten Buchungsformularen und Erinnerungsnotizen, um sicherzustellen, dass Teilnehmer Richtlinien befolgen.

Wie nutzen Regierungen TIMIFY? 

TIMIFY kann an eine Vielzahl von Situationen und Bedürfnissen angepasst werden und unterschiedliche Zwecke erfüllen. Neben Ämtern wie Rathäusern, Standesämter oder Bürgerbüros wird TIMIFY auch in Bibliotheken, Museen, Schwimmbädern und sogar Wertstoffhöfen eingesetzt. Auch die Organisation von Schulveranstaltungen, öffentlichen Aktivitäten oder alltäglichen Freizeit- und Bildungsprogrammen ist mit der Software möglich. Egal wo, TIMIFY bietet eine optimale Verwaltung der Besucherströme und sorgt gleichzeitig dafür, dass Infektionsketten rückverfolgt werden können. 

BALD VERFÜGBAR: Die neue Queuing-App von TIMIFY vereint digital mit traditionell

TIMIFY hat es sich zur Aufgabe gemacht, technische Innovationen für Regierungen voranzutreiben, um fortschrittliche Lösungen für den öffentlichen Sektor bereitzustellen. Aktuell arbeiten wir unter Hochdruck an unserer sogenannten Queuing-App. Mit ihr werden wir die Wartezeiten in Ämtern und anderen öffentlichen Bereichen sehr viel effizienter gestalten. 

Mit der Queuing-App haben Bürger, die ohne Termin erscheinen, die Möglichkeit, entweder eine gewohnte Nummer zu zeichnen oder einen QR-Code mit ihrem Mobilgerät zu scannen. Beim Scannen des QR-Codes wird eine virtuelle Nummer gezogen, womit die Bürger alle weiteren Informationen direkt auf ihr Mobilgerät erhalten. Auf diese Weise wird die voraussichtliche Wartezeit angezeigt und eine Benachrichtigung versendet, bevor sie an der Reihe sind. Die Wartezeit kann somit für andere Besorgungen genutzt werden, wodurch Besucher zufriedener sind und es zu einem geringeren Aufkommen in den Warteräumen kommt.

Ein Blick in die Zukunft

Die aktuellen Umstände durch Covid-19 machen die Integration der oben genannten Maßnahmen erforderlich. Mit TIMIFY können Sie sicherstellen, dass Bürger und Ämter auch in schwierigen Situationen durch sichere digitale Dienste und zentral organisierte Prozesse geschützt sind. Doch auch nach der überstandenen Krise werden diese Funktionen weiterhin für ein besseres Büromanagement sorgen und die Besucherzufriedenheit erhöhen.

Wenn Sie mehr über TIMIFY und die Queuing-App erfahren möchten oder spezielle Anforderungen haben, buchen Sie eine unverbindliche Demo bei einem unserer Berater. Unser Team berät Sie gerne zu individuellen Lösungen für Sie.